如何选择一个合适的邮件系统和邮箱软件？1

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企业邮箱是企业对外展示形象、对内沟通交流的重要工具，邮件软件也是所有通讯手段中最廉价、便捷和快速的媒介，国内企业也越来越重视对公司邮件通讯的统一规划和管理。

其中，企业租用邮箱在国内经营的如火如荼，特别是对于部分国内中小企业而言，由于网络或者服务器环境等欠缺，普遍存在租用邮箱比自建邮件系统省事和降低成本的误解，但事实上总让人大跌眼镜。小编深入采访了一家中小型制造企业，设备齐全，使用租用型邮箱已经两年。


小李任职于一家生产服装的制造型企业，主要负责单位IT系统建设和管理。尽管公司有自己的机房、服务器、固定IP和光纤网络，但考虑到IT人力资源缺乏，无法应付系统后续长期运行的管理和维护，最终选用租用邮箱。但两年下来，邮件通讯却遇到了各种各样的问题，已经给小李日常工作造成了很大的烦扰和负担。

　　1.用户邮箱空间不足。租用邮箱分配给每个用户的空间都是有限的，对于部分邮件收发频繁的用户，随着邮件数据的增长，不得不重复删除邮件。小李只好推荐用户使用客户端在本地收发邮件，尽量腾出用户邮箱空间，但对于需要经常出差的商务部、采购部等部门而言，不能随时随地的使用客户端收发，空间的限制始终成为一个令人头疼的问题。

　　2.数据管理不方便。由于所有邮件数据都保存在服务商的服务器上，当用户误删邮件想要恢复某封邮件，或者管理员需要对某个用户的数据进行单独备份等操作时，管理员不得不多次找服务商进行协调。

　　3.安全隐患。由于数据都存储在服务商服务器上，随着近日互联网上不断爆出服务商邮件数据错乱和泄露事件，公司管理层也担心邮件数据的安全，始终存在一个安全隐患。

　　4.功能跟不上需求发展。随着企业业务的拓展，公司人员组织机构也变得越来越负责，需要对敏感部门、机密邮件或者部分用户等进行控制、过滤或者审核。但由于租用邮箱功能更新缓慢，系统功能发展远远跟不上企业实际需求的发展。

　　5.每年续费成本高。当初在自建系统和租用邮箱中选择方案时，成本较低也是选择租用邮箱的一个原因。但实际运行两年下来，租用邮箱实际成本并不比自建系统低，每年的租用费用，几年下来，比自建系统成本更高。