TurboMail邮件服务器帮企业应付邮件归档危机

Libsh

    “我误删邮件了，怎么办？”

    “你前两个月明明发过邮件给我，声称已经确认了合同，现在怎么可以反悔，说没确认过呢？”

    “法律部要我提供这几年的所有收发邮件，我上哪找呀？”

    如此的对话，我们在企业里听得司空见惯了。随着越来越多企业电子化办公进程趋于完善，电子邮件已经成为企业首选的通讯工具。随着邮件的累积，蜂拥而至的电子邮件已经成为我们不得不面对的难题。

    当我们面对这个难题时，我们发现，电子邮件作为一个快速简便的与同事、消费者、客户进行沟通的方式，是企业进行捕捉商机、交涉商业机密和商业沟通的媒体工具。随着近年来国际颁布似萨班斯法案这样的苛刻法令，越来越多企业发现，如何搜索到有用的电子邮件，保证电子邮件的存储安全，利用其中的信息，都成为了必不可少的功课。在这种市场趋势下，邮件归档系统应运而生。

  企业为何需要归档

    所谓邮件归档是指对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理。

    从企业内部管理而言，邮件归档是实现同步邮件备份，通过把邮件数据存储到独立的存储硬件上，可以对邮件数据进行更安全的管理。当需要查询历史邮件时，可以快速地获得所需邮件，从而达到邮件管理的目的，也可实现灾难恢复。

    从外部要求来看，数据安全存档成为必然的趋势。随着利用电子邮件作为法庭证据的趋势日益明确，美国和欧洲一些国家相继制订了一系列法规。美国和欧洲的众多政府法规(例如《Sarbanes_Oxley_Act_of_2002》法案)已经明确提出公司内电子邮件的电子发现和法规遵从方面的规定，要求上市公司保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内，不少于5年。这意味着企业必须很好地管理和保留企业所有的电子邮件，以应付未来的电子邮件查询需求，不然很可能给企业带来风险。

    无论是从内部还是外部环境看，建立邮件归档系统，都是企业未来必然发展趋势，越来越多的企业逐步关注到这一领域。

  国内邮件归档市场现状

    从目前中国用户的情况来看，大部分企业都对企业电子邮件归档解决方案兴趣很高。尤其是恢复电子邮件系统可用性所需的时间，将归档的数据恢复到任何方便的设备上的能力，以及对恢复的数据进行即时即取的能力，都是用户关心的关于电子邮件归档的问题。市面上的邮件归档系统众多，但都是作为一套独立的系统销售，并没有与企业内部邮件系统集成，一方面加大企业的成本，另一方面也提高了管理员的系统维护复杂度和难度，特别对于IT人才资源缺乏的中小企业，尽管大部分都有迫切归档需求，却因为成本或者人力问题，一直搁置不理。

    TurboMail邮件归档

    TurboMail根据国内企业归档需求这一缺口研发出邮件归档功能，邮件系统搭建完毕后，所有进出邮件都会被备份到备份邮件中，即使用户执行彻底删除，邮件仍已被备份，仍能轻松检索调出，邮件归档功能就像是一个持续运作的复印机，来往所有邮件全部被复印留底。更重要的是，拓波把邮件归档功能集成进TurboMail邮件系统里，这不仅仅节省了企业成本，减轻服务器压力，还避免系统管理员同时维护两个系统的负担，极大的解放了企业的人力物力财力。同时，也不用要求企业配备专业的技术管理人员来负责维护系统。

    1.      功能优势

    w   遵从Sarbanes-Oxley法案，美国证监会SEC及其他的相关规定，满足法律上对电子文档的访问和保存及诉讼证据搜索的要求。

    w   支持管理员或者设置特定用户快速搜索并查看归档邮件。

    w   支持模糊搜索

    w   支持高级搜索，可以通过发件账号、收件账号、主题、发件人、收件人、内容、附件名、日期、归档类型等子条件，快速全文搜索到自己所需的目标邮件。

    w   同步备份归档邮件，相同一文件只归档一份，可达到75%的压缩比例，大量节约存储空间。

    2.      企业应用

    “误删邮件，怎么办？”

    这类状况在大部分企业用户中都会经常碰见，如果邮件系统管理员没有采用同步备份的措施，服务器上的邮件数据没能及时备份，邮件数据将再也找不回来，针对这一需求，通过TurboMail邮件归档系统，来往所有邮件都被归档备份。用户只需要向管理员申诉寻找历史邮件，即可恢复到用户收件箱中。

    若需要恢复的是几年前甚至十几年前的某一封历史邮件，从堆积如山的邮件中，要如何快速搜索到目标呢？TurboMail归档系统采用一套独立的高效优化搜索引擎，可以通过发件账号、收件账号、主题、发件人、收件人、内容、附件名、日期、归档类型等子条件，快速全文搜索到自己所需的目标邮件。即使再多的邮件数据，都能在短时间内高速搜索完成。

    “明明数月前发过邮件给客户确认过，现在客户反悔说没收到此邮件。由于邮箱空间有限，原邮件早就被删除了，怎么办？”

    某些企业用户或者部门，需要经常翻查过去的历史邮件，但受限于有限的邮箱空间，并不能在账户中保留所有的邮件数据。针对这一需求，TurboMail归档系统可对个人开放查看归档服务的权限，用户可以查看过去自己所有的历史收发邮件，并通过归档搜索引擎寻找到目标邮件，重新恢复到自己邮箱，以应对工作的邮件需求。

    以上只是部分企业应用案例，通过归档系统，企业可以实现搜索、利用和保证邮件数据安全。

    文章来源：http://www.turbomail.org/