Office 365進階活用秘訣TOP 7-（2）
出处：www.netadmin.com.tw/article_content.aspx?sn=1208280010 作者：顧武雄 时间：2013-5-19 18:03:55
如圖17所示，在此除了須設定新會議室資源的必要資訊外，還可進一步將該資源設定給指定的核准人員。
圖18所示便是一個在OWA中進行會議邀請的設定頁面。可以點選其中的「資源」連結，來加入前面步驟中所建立的會議資源。
如圖19所示，當上述的會議邀請與會議資源預約要求送出之後，此人員就會立即收到正在等候核准的訊息通知。
而被指定為會議資源的審核人員，將會收到如圖20所示的郵件訊息。此處便可點選接受、暫定或拒絕圖示。
一旦所預約的會議室資源被允許之後，該會議室資源就可以在此會議邀請中被使用，並且被註記在該會議室資源的行事曆內。倘若此資源遭到預約的拒絕，則會收到如圖21所示的郵件訊息回覆。
TOP 5：如何有效率地管理週期性會議
敝公司的各部門皆有例行性的會議需要進行，所以使用者如何才能有效地管理這些例行性的會議，並且切實收集好每一次會議資料的存放，以供後續調閱呢？
建議結合SharePoint線上服務的會議工作區來使用，如此一來，就可以更有效率地管理每一次會議的各種資料。
首先開啟Outlook 2010介面，並且進入「選項」的「快速存取工具列」頁面中，選取「會議工作區」項目新增至右方窗格內（圖22）。
成功加入「會議工作區」後，在會議邀請設定頁面中點選「會議工作區」圖示，便可以如圖23所示來設定連線的網址，以及所要建立的工作區語言和範本。
接著，點選開啟如圖24所示的「週期性會議」頁面，設定約會時間和循環模式。另外，還可以設定循環範圍，一般來說都是將結束日期訂在今年的最後一天。
完成週期性的會議邀請設定之後，Outlook 2010會自動在SharePoint線上服務的網站上建立每一個時間點的會議工作區，讓負責會議記錄的人員建立議程與上傳所有會議的相關文件。
後續也可以隨時進行搜尋、調閱以及得知哪一些人員參與過此次的會議。
TOP 6：如何設定郵件傳遞時的仲裁機制
我們公司在郵件傳遞規範中規定，某些特定的部門與客戶的E-mail傳遞，必須先寄送給所屬的主管查閱無誤之後，再由該主管寄送給指定的人員。以上的作法在管理上相當不便，請問Office 365可以解決這個問題嗎？
針對這項需求，可以透過Office 365的Exchange線上服務所提供的仲裁機制來解決。如圖25所示，筆者在此已先建立好一個通訊群組，先來看看其屬性設定。
如圖26所示，這裡可以先勾選需要訊息核准的項目，然後新增群組仲裁者，若沒有設定，則會以此群組的擁有者來當作仲裁者。
然後，決定有哪些寄件者不必經過核准程序。完成設定之後按下〔儲存〕按鈕。
完成上述設定後，嘗試寄一封E-mail給此通訊群組。當完成收件者的選取後，在預設的狀態下將看到此通訊群組需要進行仲裁的郵件提示，按下〔傳送〕按鈕繼續。
圖27所示便是仲裁者所收到的核准通知郵件，這裡除了可以點選核准或拒絕之外，還可以透過與Lync使用結合，立即從OWA中與該寄件者進行線上的即時文字交談。
TOP 7：如何快速為各部門建立網站與配置權限
請問如何在Office 365網站上為公司的各部門建立專屬的網站，以及設定各個網站的人員權限，讓他們可以隨時隨地從所屬的網站上傳或下載文件檔案？
想要在Office 365網站上建立各單位專屬的網站，以及完成不同人員的權限配置是相當容易的。首先進入SharePoint線上服務網站，然後如圖28所示點選「網站動作」下拉選單中的【新網站】。
如圖29所示，在此可以快速預覽各網站範本的選項，輸入網站標題後按下〔建立〕即可。
另一種進階的建立方式是，先如圖30所示進入「網站設定」頁面，然後再點選「網站與工作區」繼續。
如圖31所示，在此可以看到目前已經建立好的子網站、文件工作區以及會議工作區。可以隨時在此管理新工作的建立或刪除。而本例按下〔建立〕按鈕繼續之後的操作示範。
接著，如圖32所示先設定好網站標題、網址及語言的範本，然後選取各種更豐富的網站範本項目。
緊接著，在下方的頁面部分，設定權限的配置方式，由於在預設狀態下會採用與上層網站相同的權限，因此對於某些較為敏感的單位網站，可能就需要改選「使用專屬權限」，然後等待後續再自行配置細部權限設定。
最後，可以設定導覽的顯示方式，包含了左側快速連結與上方列的顯示。
如圖33所示，在專屬權限的設定頁面中，可以直接先設定好所屬的現有可用群組，或是建立新的群組與成員。
一旦完成專屬權限的設定之後，後續還可以進一步在「網站設定」的權限工具中隨時管理權限的授與、進行群組的管理以及權限的檢查等等（圖34）。
如圖35所示，便是針對任一群組來管理其成員的建立、刪除及屬性設定。
還可以挑選任一群組的人員進行權限的檢查，此項操作將能夠得知該名人員對網站的存取權限有哪些，如圖36所示。
對於Office 365網站上沒有權限存取此子網站的人員來說，在點選進入到該網站後，將會出現「拒絕存取」錯誤訊息。
圖37所示是一個以「群組工作台」範本所建立的網站，在這類的網站上人員可以進行群組行事曆的使用，以及包括資訊流通與電話備忘錄等等清單功能的使用。
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| ▲圖17 新會議室設定。 |
圖18所示便是一個在OWA中進行會議邀請的設定頁面。可以點選其中的「資源」連結，來加入前面步驟中所建立的會議資源。
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| ▲圖18 會議邀請。 |
如圖19所示，當上述的會議邀請與會議資源預約要求送出之後，此人員就會立即收到正在等候核准的訊息通知。
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| ▲圖19 等候核准。 |
而被指定為會議資源的審核人員，將會收到如圖20所示的郵件訊息。此處便可點選接受、暫定或拒絕圖示。
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| ▲圖20 核准通知。 |
一旦所預約的會議室資源被允許之後，該會議室資源就可以在此會議邀請中被使用，並且被註記在該會議室資源的行事曆內。倘若此資源遭到預約的拒絕，則會收到如圖21所示的郵件訊息回覆。
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| ▲圖21 遭拒絕通知。 |
TOP 5：如何有效率地管理週期性會議
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首先開啟Outlook 2010介面，並且進入「選項」的「快速存取工具列」頁面中，選取「會議工作區」項目新增至右方窗格內（圖22）。
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| ▲圖22 自訂工具列。 |
成功加入「會議工作區」後，在會議邀請設定頁面中點選「會議工作區」圖示，便可以如圖23所示來設定連線的網址，以及所要建立的工作區語言和範本。
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| ▲圖23 會議工作區設定。 |
接著，點選開啟如圖24所示的「週期性會議」頁面，設定約會時間和循環模式。另外，還可以設定循環範圍，一般來說都是將結束日期訂在今年的最後一天。
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| ▲圖24 週期性約會設定。 |
完成週期性的會議邀請設定之後，Outlook 2010會自動在SharePoint線上服務的網站上建立每一個時間點的會議工作區，讓負責會議記錄的人員建立議程與上傳所有會議的相關文件。
後續也可以隨時進行搜尋、調閱以及得知哪一些人員參與過此次的會議。
TOP 6：如何設定郵件傳遞時的仲裁機制
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| ▲圖25 現有通訊群組。 |
如圖26所示，這裡可以先勾選需要訊息核准的項目，然後新增群組仲裁者，若沒有設定，則會以此群組的擁有者來當作仲裁者。
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| ▲圖26 通訊群組設定。 |
然後，決定有哪些寄件者不必經過核准程序。完成設定之後按下〔儲存〕按鈕。
完成上述設定後，嘗試寄一封E-mail給此通訊群組。當完成收件者的選取後，在預設的狀態下將看到此通訊群組需要進行仲裁的郵件提示，按下〔傳送〕按鈕繼續。
圖27所示便是仲裁者所收到的核准通知郵件，這裡除了可以點選核准或拒絕之外，還可以透過與Lync使用結合，立即從OWA中與該寄件者進行線上的即時文字交談。
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| ▲圖27 核准要求。 |
TOP 7：如何快速為各部門建立網站與配置權限
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| ▲圖28 網站動作。 |
如圖29所示，在此可以快速預覽各網站範本的選項，輸入網站標題後按下〔建立〕即可。
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| ▲圖29 建立子網站。 |
另一種進階的建立方式是，先如圖30所示進入「網站設定」頁面，然後再點選「網站與工作區」繼續。
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| ▲圖30 網站設定。 |
如圖31所示，在此可以看到目前已經建立好的子網站、文件工作區以及會議工作區。可以隨時在此管理新工作的建立或刪除。而本例按下〔建立〕按鈕繼續之後的操作示範。
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| ▲圖31 網站與工作區。 |
接著，如圖32所示先設定好網站標題、網址及語言的範本，然後選取各種更豐富的網站範本項目。
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| ▲圖32 新子網站設定。 |
緊接著，在下方的頁面部分，設定權限的配置方式，由於在預設狀態下會採用與上層網站相同的權限，因此對於某些較為敏感的單位網站，可能就需要改選「使用專屬權限」，然後等待後續再自行配置細部權限設定。
最後，可以設定導覽的顯示方式，包含了左側快速連結與上方列的顯示。
如圖33所示，在專屬權限的設定頁面中，可以直接先設定好所屬的現有可用群組，或是建立新的群組與成員。
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| ▲圖33 基礎權限配置。 |
一旦完成專屬權限的設定之後，後續還可以進一步在「網站設定」的權限工具中隨時管理權限的授與、進行群組的管理以及權限的檢查等等（圖34）。
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| ▲圖34 權限工具。 |
如圖35所示，便是針對任一群組來管理其成員的建立、刪除及屬性設定。
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| ▲圖35 加入群組成員。 |
還可以挑選任一群組的人員進行權限的檢查，此項操作將能夠得知該名人員對網站的存取權限有哪些，如圖36所示。
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| ▲圖36 檢查權限。 |
對於Office 365網站上沒有權限存取此子網站的人員來說，在點選進入到該網站後，將會出現「拒絕存取」錯誤訊息。
圖37所示是一個以「群組工作台」範本所建立的網站，在這類的網站上人員可以進行群組行事曆的使用，以及包括資訊流通與電話備忘錄等等清單功能的使用。
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| ▲圖37 新群組工作台網站 |
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