Office 365中小企業IT實戰TOP 7-（2）
出处：www.netadmin.com.tw/article_content.aspx?sn=1207100002 作者：顧武雄 时间：2013-5-19 18:00:30
TOP 5：如何製作公司網站首頁
我想在Office 365的SharePoint Online網站上建立內部員工的入口網站，但也想在Office 365網站上建立一個公司對外的首頁，請問該如何編修公司的首頁設計與內容呢？
在Office 365上編修公司首頁的做法，遠比編修建置於內部的SharePoint Server 2010來得更加地容易，因為它提供了更加快速以及更多的範本工具。
首先，以系統管理員的E-mail登入公司的Office 365網站。登入之後，如圖24所示在「管理員」頁面最下方的「網站」區域內，點選「編輯網站」連結。
之後，在如圖25的頁面中將出現「關於我們」、「與我們聯絡」、「首頁」、「網站地圖」等四大主要網頁項目。這裡以點選「首頁」為例。
當進入「首頁」編輯模式後，如圖26所示點選開啟「色彩」下拉選單來挑選首頁配色的方式，如果這些範本都不滿意，則點選「建立自訂色彩配置」連結。
完成色彩配置之後，接著點選開啟「佈景主題」下拉選單，根據自身的行業別挑選適合的主題項目，其中包含許多類別，如廣告行銷、汽車、建設、財務、食物飲料、保險、製造、法律服務等等。
若不喜歡系統預設的版面配置，可以點選開啟「版面配置」下拉選單，從11項的版面配置中挑選喜歡的。
接著可以調整預設網頁上排選單的位置，如圖27所示點選開啟「位置」選單，這裡有三個選擇項目。若希望網頁上的內容可以活潑些，例如除了文字外，放點圖片、資料表、視訊等，也可以進一步做設定。這裡以加入「視訊」為例進行示範。
在如圖28所示加入視訊的網站範例中，只要將影片的網址張貼到視訊設定之中即可，例如從YouTube網站上複製任一影片的網址。
接著若想要讓所挑選的佈景主題更完美地呈現，則可以考慮如圖29所示一般，透過「樣式」下拉選單來修改預設呈現的樣式。
至於選單的排列順序，則可以在「導覽」設定頁面中調整上下順序，並且設定此頁面要到哪個位置之下。
TOP 6：如何建立與設定公司文件庫
公司想要在Office 365網站上分類建立不同部門專屬的雲端文件庫，以利於行動工作者的協同作業需求，其中最重要的是透過版本控管的機制，管理每一個新文件版本的發行。可否詳細介紹有關於這方面的使用方式？
在為每個部門都建立好所屬的子網站之後，便可以在該網站上如圖30所示點選「網站動作」下拉選單中的「新增文件庫」，建立與設定新文件庫的屬性。
在如圖31所示「建立」頁面中，輸入新文件庫的名稱、導覽顯示、文件版本歷程記錄以及文件範本，其中的文件版本歷程記錄，若希望連同文件草稿版本一起控管，則選取「否」並按下〔建立〕按鈕。
完成建立新文件庫之後，點選進入「文件庫設定」。如圖32所示，在「一般設定」頁面中點選「版本設定」繼續。
如圖33所示，在「版本設定」頁面內選擇建立主要版本或草稿版本的設定，並且可以設定這兩類版本的保留數目。接著，進一步設定草稿版本的安全性。
除了版本設定外，針對此文件庫還可以進入「進階設定」頁面，隨時修改使用的文件範本，以利於使用者新增文件時自動開啟範本，這個檔案通常是公司常用的電子表單，例如請假單、請款單、租借單等等。
接著，還可以設定當使用者直接點選文件超連結時的開啟方式，預設為自動從瀏覽器來開啟。以Office文件來說，便是透過預設的Office Web App開啟。
然後，決定是否要讓此文件庫在搜尋功能中被找到，以及是否允許裡面的文件可以被使用離線功能下載，例如透過SharePoint Workspace 2010。
以下透過一份文件版本的操作過程範例進行說明。一份進行回存的文件，由於具有設定草稿版本功能，因此會開啟如圖34所示的頁面設定，每一次都可以決定要存回草稿版本，或是主要版本。
當一份文件儲存了許多版本資訊之後，便可以從「版本歷程記錄」中來開啟版本資訊。這裡除了可以看到每一個版本階段的註解，還能夠針對任一版本進行開啟檢視或刪除。必要時，還可以點選「還原」功能，來取代目前已發行的正式版本。
而對用戶端電腦採用Office 2010專業版的使用者來說，則可以如圖35所示在「檔案」下拉選單中的「資訊」頁面內，查看到「版本與取出」資訊。當然，也可以直接從這裡開啟任一版本的文件。
在版本控管功能的使用下，許多使用者可能會面臨一個問題，那就是如何在相同文件但不同版本的內容下，進行文件內容差異的比對？
針對這個問題，事實上只要有Office 2010，便可以在開啟多個版本的文件狀況下，自動進行內容差異的比較，並且會自動標記出其差異性，例如在已移除的文字上加入刪除線。
TOP 7：上傳檔案至雲端文件庫的四種方法
請問讓Office 365所提供的SharePoint Online來作為公司入口網站之後，有哪些方法可以讓用戶端使用者快速地將文件等相關檔案上傳至所建立的文件庫中呢？
關於讓企業用戶端上傳檔案至Office 365文件庫的方法，在此提供四種做法，使用者可以根據實際工作上的需求來選擇。
第一種方式是直接以瀏覽器進入到該文件庫，然後點選「上傳文件」下拉選單中的「上傳多份文件」，即可如圖36所示將所要上傳的全部檔案拖曳至視窗之中，並且決定是否勾選「覆寫現有的檔案」。
第二種方式是在用戶端所執行的Office 2010專業版中，如圖37所示針對編輯完成的檔案點選「儲存並傳送」節點頁面中的「儲存至SharePoint」。第一次進入時，可能需要點選「瀏覽位置」，之後直接選取曾經儲存過的路徑即可。
第三種做法則是透過Office 2010隨附的SharePoint Workspace。只要使用者已訂閱過所喜好的SharePoint Online文件庫，便能夠隨時將公司的檔案拖曳到文件庫的資料夾內，即使當時的網路無法提供連線，仍可以先完成置放動作，等到網路暢通時，所有檔案便會自動在背景完成上傳。
如圖38所示，從桌面右下角開啟SharePoint Workspace的上傳中心，以便檢視所有在背景上傳中的檔案。必要時，還可以針對任一檔案開啟「動作」選單來選擇開啟檔案或網站、另存新檔或捨棄等操作。
最後，使用者若希望持續連線SharePoint Online的文件庫捷徑，不妨在檔案總管介面中點選連線網路磁碟機，只要以http的絕對路徑來輸入所要連線的文件庫位置即可，並且可以設定是否要在「登入時重新連線」。此外，記得勾選「使用不同的認證連線」。設定完成之後，按下〔完成〕按鈕即可。
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首先，以系統管理員的E-mail登入公司的Office 365網站。登入之後，如圖24所示在「管理員」頁面最下方的「網站」區域內，點選「編輯網站」連結。
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| ▲圖24 管理員頁面。 |
之後，在如圖25的頁面中將出現「關於我們」、「與我們聯絡」、「首頁」、「網站地圖」等四大主要網頁項目。這裡以點選「首頁」為例。
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| ▲圖25 網站頁面清單。 |
當進入「首頁」編輯模式後，如圖26所示點選開啟「色彩」下拉選單來挑選首頁配色的方式，如果這些範本都不滿意，則點選「建立自訂色彩配置」連結。
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| ▲圖26 色彩配置。 |
完成色彩配置之後，接著點選開啟「佈景主題」下拉選單，根據自身的行業別挑選適合的主題項目，其中包含許多類別，如廣告行銷、汽車、建設、財務、食物飲料、保險、製造、法律服務等等。
若不喜歡系統預設的版面配置，可以點選開啟「版面配置」下拉選單，從11項的版面配置中挑選喜歡的。
接著可以調整預設網頁上排選單的位置，如圖27所示點選開啟「位置」選單，這裡有三個選擇項目。若希望網頁上的內容可以活潑些，例如除了文字外，放點圖片、資料表、視訊等，也可以進一步做設定。這裡以加入「視訊」為例進行示範。
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| ▲圖27 選單位置設定。 |
在如圖28所示加入視訊的網站範例中，只要將影片的網址張貼到視訊設定之中即可，例如從YouTube網站上複製任一影片的網址。
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| ▲圖28 加入視訊網址。 |
接著若想要讓所挑選的佈景主題更完美地呈現，則可以考慮如圖29所示一般，透過「樣式」下拉選單來修改預設呈現的樣式。
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| ▲圖29 樣式配置。 |
至於選單的排列順序，則可以在「導覽」設定頁面中調整上下順序，並且設定此頁面要到哪個位置之下。
TOP 6：如何建立與設定公司文件庫
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| ▲圖30 新增文件庫。 |
在如圖31所示「建立」頁面中，輸入新文件庫的名稱、導覽顯示、文件版本歷程記錄以及文件範本，其中的文件版本歷程記錄，若希望連同文件草稿版本一起控管，則選取「否」並按下〔建立〕按鈕。
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| ▲圖31 建立文件庫設定 |
完成建立新文件庫之後，點選進入「文件庫設定」。如圖32所示，在「一般設定」頁面中點選「版本設定」繼續。
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| ▲圖32 文件庫設定。 |
如圖33所示，在「版本設定」頁面內選擇建立主要版本或草稿版本的設定，並且可以設定這兩類版本的保留數目。接著，進一步設定草稿版本的安全性。
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| ▲圖33 版本設定。 |
除了版本設定外，針對此文件庫還可以進入「進階設定」頁面，隨時修改使用的文件範本，以利於使用者新增文件時自動開啟範本，這個檔案通常是公司常用的電子表單，例如請假單、請款單、租借單等等。
接著，還可以設定當使用者直接點選文件超連結時的開啟方式，預設為自動從瀏覽器來開啟。以Office文件來說，便是透過預設的Office Web App開啟。
然後，決定是否要讓此文件庫在搜尋功能中被找到，以及是否允許裡面的文件可以被使用離線功能下載，例如透過SharePoint Workspace 2010。
以下透過一份文件版本的操作過程範例進行說明。一份進行回存的文件，由於具有設定草稿版本功能，因此會開啟如圖34所示的頁面設定，每一次都可以決定要存回草稿版本，或是主要版本。
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| ▲圖34 文件存回設定。 |
當一份文件儲存了許多版本資訊之後，便可以從「版本歷程記錄」中來開啟版本資訊。這裡除了可以看到每一個版本階段的註解，還能夠針對任一版本進行開啟檢視或刪除。必要時，還可以點選「還原」功能，來取代目前已發行的正式版本。
而對用戶端電腦採用Office 2010專業版的使用者來說，則可以如圖35所示在「檔案」下拉選單中的「資訊」頁面內，查看到「版本與取出」資訊。當然，也可以直接從這裡開啟任一版本的文件。
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| ▲圖35 文件資訊。 |
在版本控管功能的使用下，許多使用者可能會面臨一個問題，那就是如何在相同文件但不同版本的內容下，進行文件內容差異的比對？
針對這個問題，事實上只要有Office 2010，便可以在開啟多個版本的文件狀況下，自動進行內容差異的比較，並且會自動標記出其差異性，例如在已移除的文字上加入刪除線。
TOP 7：上傳檔案至雲端文件庫的四種方法
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第一種方式是直接以瀏覽器進入到該文件庫，然後點選「上傳文件」下拉選單中的「上傳多份文件」，即可如圖36所示將所要上傳的全部檔案拖曳至視窗之中，並且決定是否勾選「覆寫現有的檔案」。
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| ▲圖36 從網站上傳 |
第二種方式是在用戶端所執行的Office 2010專業版中，如圖37所示針對編輯完成的檔案點選「儲存並傳送」節點頁面中的「儲存至SharePoint」。第一次進入時，可能需要點選「瀏覽位置」，之後直接選取曾經儲存過的路徑即可。
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| ▲圖37 從Office上傳。 |
第三種做法則是透過Office 2010隨附的SharePoint Workspace。只要使用者已訂閱過所喜好的SharePoint Online文件庫，便能夠隨時將公司的檔案拖曳到文件庫的資料夾內，即使當時的網路無法提供連線，仍可以先完成置放動作，等到網路暢通時，所有檔案便會自動在背景完成上傳。
如圖38所示，從桌面右下角開啟SharePoint Workspace的上傳中心，以便檢視所有在背景上傳中的檔案。必要時，還可以針對任一檔案開啟「動作」選單來選擇開啟檔案或網站、另存新檔或捨棄等操作。
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| ▲圖38 檢視上傳中心。 |
最後，使用者若希望持續連線SharePoint Online的文件庫捷徑，不妨在檔案總管介面中點選連線網路磁碟機，只要以http的絕對路徑來輸入所要連線的文件庫位置即可，並且可以設定是否要在「登入時重新連線」。此外，記得勾選「使用不同的認證連線」。設定完成之後，按下〔完成〕按鈕即可。
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