电邮之瘾：企业为何无法摆脱？

源讯公司首席执行官蒂埃里·布雷顿去年招致了不少非议，原因是他希望员工放弃电子邮件。不过，他很可能是对的。现在的孩子并不使用电子邮件。数字市场研究公司comScore发现，2010年12月至2011年12月间，在12-17岁的儿童中，Web电子邮件的使用下跌了31％，18岁-24岁的孩子中下降了34％。
 
消费者们也在远离电子邮件。研究邮件和其它信息媒介使用情况的Radicati集团，预测认为消费者的邮件数量，在2012年和2016年间，将每年减少3％至4％。当然，布雷顿受到这么多的嘲笑也是有原因的：电子邮件在企业中有增无减。Radicati集团预测商业电子邮件的数量，到2016年前每年会增加13％。
 
对企业员工而言，这意味着他们要花更多时间在收件箱中，不只是个人电脑和笔记本电脑，还有新兴的平板电脑和智能手机，要查阅新闻发布、社交媒体通知和未过滤的垃圾邮件，寻找自己工作中真正需要的东西，更不用说还需要对信息进行存档，归档和搜索。
 
对于IT而言，这意味着用户对存储限制的更多抱怨，以及对安全性、归档、保存、电子搜索、删除和移动设备间邮件同步的担心。还有成本的考虑：在2010年，Gartner估计电子邮件的相关成本为每用户每年192美元。
 
为什么我们要陷入这种疯狂？因为即便有种种问题，电子邮件还是有用的。它仍然是一种有效的，几乎是实时的沟通。Forrester Research首席分析师Rob Koplowitz认为，邮件完成了它的设计使命，而且做的相当不错，让我们在一对一或一对多的基础上安全地沟通。我们可能会恨电子邮件，但却不能没有它。但是如果企业的电子邮件数量会象Radicati集团预测的那样增加，就需要我们作出改变。电子邮件要更加成熟，也更易用，用户也要作出改变。

我们为何喜欢电子邮件？
 
这是因为它具有实用性和普遍性。它使我们能够在沟通又方不需要同时在线的情况下，进行沟通和联系，这就是它的异步性。当今企业应该都有自己的电子邮件地址，只有少数使用其它替代品，如聊天工具、视频会议或SMS短信。
 
此外，电子邮件还保留了审计跟踪的能力，除了究竟限制的问题外，邮件的功能实现都很容易，包括它的存储和转发，随时可以在自己的电脑上使用。这一成功的结果是什么？就是没有人能长时间离开电子邮件来生活。
 
从UNIX邮件（出现于1972年）到IBMPROFS（出现于1981年）和DEC集成邮件（出现于1982年），到电子邮件客户端和集成化邮件（如Lotus Notes）、Web邮件和基于云的方案，电子邮件在不断进化，因为我们需要它。
 
奥克兰郡的贝尔托里尼是一个电子邮件迷，由于公共部门很大程度上还是基于书面办公，因此电子邮件仍然是一种技术进步。他认为，一方面要追逐新技术，同时也要拥有可信任和适合大众使用的东西。虽然新方式层出不穷，电子邮件仍是大家沟通的主要形式。
 
我们为何憎恨电子邮件？
 
不幸的是，电子邮件的优势，它的实用性和普遍性，也是它是问题所在。想想看，在你的邮箱里，有垃圾邮件在卖伟哥，还有你的妻子要你去买酒，你的老板让大家周一放假，或客户要求上午11点会面，所有这些都混杂在收件箱中，无法区分哪个更重要。
 
Forrester的Koplowitz认为，问题在于我们没把电子邮件用在它最擅长的地方。用户们沉迷于电子邮件，希望用它做日程安排，工作流程，资源管理，归档，文档管理，项目管理，知识管理等等。应该广泛分享的想法，被锁定少数电子邮件收件人名单中，这就成为一种问题。
 
多年来，开发者尝试突破用户对电子邮件的依赖，用更成熟，更适合不同任务的软件来取代电子邮件，成功是微不足道的。
 
在20世纪90年代，知识管理系统未成成功，Lotus Notes和Microsoft SharePoint之类的协作系统仅取得了不同程度的成功，聊天工具嵌入到Salesforce，在销售领域满足了一些具体的需求。但这些系统都无法获得电子邮件的普遍性，因为他们虽然提供了一些优于电子邮件的方案，但仅限于一个狭窄的企业用户群体。即使当Yammer和Chatter这样新的通讯工具开始在整个企业中普及时，用户们仍然会把通知指向他们最先关注的入口，电子邮件的收件箱。
 
电子邮件成为企业IT的负担
 
对于IT而言，电子邮件一直是个头痛事。这包括四个方面：数据量、合规性与安全、用户设备上的企业邮件，以及国际路由。没有人能支持邮箱大小不断增加，同时还要确保敏感数据传输的完整性和安全性，因此不得不允许PC用户使用本地电子邮件归档。
 
作为一个跨国组织内的部门级CIO，Jetly还谈到了电子邮件在不同大陆间传输的挑战。不同政府法规]企业合同限制邮件的路由方式，这可能会变得非常复杂。例如，某些PCI-DSS法规要求，源于美国的邮件，要留在美国。
 
BYOD趋势的持续也让IT担心。如果企业必须在加密电子邮件的同时支持BYOD，和个人设备访问企业电子邮件，就会引发永无止境的挑战：一旦用户丢失个人设备，谁为丢失的数据负责？也有其它专家对用户转向外部邮件以规避公司的存储限制而感到担心（包括雅虎和Gmail）。这些人并没有不良意图。只是想知道为什么公司邮箱有500兆字节的限制，而Gmail却没有。这是因为你用的空间越多，需要的备份时间也越多，灾难恢复也更复杂。很多企业不得不屏蔽公共邮箱服务，作为一种安全措施，并出于存储成本考虑，限制大多数用户的邮件空间大小。
 
即使是这样，电子邮件仍然是一个头痛的问题。人们习惯于按保存文件的方式保存邮件，也习惯于把他们作为附件发来发去，直到你有10个版本。
 
电子邮件和云计算
 
那么，IT应该怎么做？当然，云计算是一种解决之道。很多基于云计算的电子邮件服务提供商，提供了归档和法规遵从的功能。如果你想要更多功能，可以购买他们的额外服务。不过，问题依然存在。仍有人关注它是否足够隐私，足够安全和可靠。
 
通讯工具的融合
 
象许多企业IT需要面对的技术一样，电子邮件的边界也在不断扩大，这意味着IT需要更多将电子邮件作为多样化通信系统的一个组成部分，而不是一个单一的系统。新一代员工们欢迎即时消息，IT也不应该反对，因为这可以促进合作，帮助他们实时完成工作。另外还有视频会议，包括一对一，还有会议室到会议室，以及视频广播等不同模式。
 
幸运的是，这些通信机制将会融合起来。Radicati集团相信，在未来2到5年内，电子邮件不会有太大的变化，但我们不会再过多单独讨论电子邮件，而是拥有包括电子邮件、即时通讯和社交媒体的集中控制中心。最新开放的API会支持这些融合的趋势，包括Facebook和LinkedIn等社交媒体应用，以及其它统一通信协议，如会话初始化协议（SIP）和可扩展消息处理和现场协议（XMPP）。