Microsoft Lync 2010 行動用戶端實戰問答TOP 11

現今企業的競爭力來自於員工的生產力，而員工的生產力則是來自於他們手邊的資訊工具。一項功能設計完善的通訊工具，可以隨時在第一時間內解決員工、顧客、合作夥伴之間協同溝通上的需求，有效化解各種因溝通障礙所造成的商業往來問題，這其中包括專案工作的執行、業務訂單的追蹤、行銷活動的確認、研發設計的討論等等。

使用一項不良的通訊工具會讓商務工作執行倍感困難，原本看似簡單的作業流程a在執行過程中更是障礙不斷，而這一切的禍源都是來自於「溝通」不佳。  

為了徹底解決企業團隊之間溝通的各種障礙，Microsoft Lync 2010提供了企業用戶端在整合通訊連接上的最佳工具，讓各階層的不同工作者每日所需的各種通訊需求如電話、即時訊息（IM）、電子郵件、語音信箱、企業通訊錄、電話會議、視訊會議、資料會議、桌面分享、應用程式分享等等一次到位，再也不用手忙腳亂地管理。  



TOP 1 如何快速完成基本安裝與設定 

請問在完成Lync Server 2010建置之後，用戶端的使用者如何快速完成Lync 2010程式的安裝設定？  

執行Lync 2010用戶端安裝程式後，僅須決定安裝路徑，然後按下〔安裝〕按鈕即可。安裝過程中可能會彈跳出如圖1所示的警示訊息，在關閉訊息中所指出的相關應用程式之後，按下〔是〕按鈕繼續即可。  

完成安裝與執行Lync 2010之後，除了桌面右下角會出現Lync 2010的小圖示外，也會開啟另一個登入頁面。在用戶端使用者已開機登入Active Directory情況之下，使用者只要直接按下〔登入〕按鈕即可，毋須進行任何連線資訊設定。  

▲圖1 注意事項。

相反地，如果用戶端使用者的電腦並沒有登入公司網域，那麼按下〔登入〕按鈕後將會出現如圖2所示的帳戶資訊設定頁面。不過，還好這個版本中的「儲存我的密碼」功能在預設狀態下已經啟用，因此當使用者將此選項勾選之後，除非密碼有異動過，否則在下一次進行登入時便不必再次輸入密碼。  

▲圖2 網域外登入。

完成第一次Lync 2010的登入之後，將會自動開啟快速設定精靈。這個頁面可以協助使用者快速完成幾項Lync 2010常用的關鍵設定。  

例如，在網路攝影機檢查項目內就可以先行測試攝影鏡頭顯示的影像是否正常。其他的設定如「個人記事」，所輸入的內容都將被自己在Lync 2010活動區域中的聯絡人看到。  

緊接著，繼續完成「位置」與「行動電話」等設定，以方便使用者檢視到更多關於自己的個人資訊。  

TOP 2 Lync 2010有哪些進階選項設定 

請問Lync 2010除了有快速選項設定外，還有哪些進階的組態配置功能可以使用呢？  

關於Lync 2010的進階選項設定，可以從頁面右上角的下拉選單中點選【選項】，然後便會進入設定視窗。  

▲圖3 個人設定。

如圖3所示，在「個人」頁面中除了可以手動設定登入位址和透過〔進階〕按鈕來設定所要連線的Lync Server 2010主機外，使用Office Outlook連接Exchange Server的使用者，還可以決定是否要根據個人行事曆的狀態來自動更新Lync目前的線上狀態，以及呈現不在辦公室（OOF）設定資訊讓指定的對象得知。  

接著，還可以設定是否要呈現每一位連絡人的照片和個人的所有相關活動資訊讓連絡人看見。  

如圖4所示，在「狀態」頁面中可以決定電腦閒置多久後自動呈現為非使用中狀態及離開狀態。  

▲圖4 狀態設定。

在「我的圖片」頁面內，則可以決定是否要呈現個人照片，以及照片檔案的所在位置。在預設的狀態下，系統將以使用者在Active Directory中的帳戶照片為主，因此資訊人員必須預先配置這部分的組態，否則會呈現Lync 2010預設的圖片。  

使用者當然也可以指定特定網站上的照片來作為「我的圖片」，例如使用者可以提供位在SharePoint「個人網站」中的圖片庫圖檔。  

在「電話」設定頁面內，則可以設定個人想要公布讓連絡人看見的各種電話號碼。這部分還必須搭配不同連絡人的存取等級設定，來決定所能看見的電話號碼種類。 此外，其中的公司電話、行動電話和住家電話，如果在Active Directory中已經設定好，則會被直接套用並且公布在Lync介面顯示中。  

在如圖5所示的「通知」頁面內，除了能夠設定被加入連絡人時的通知外，還可以設定當自己的狀態設定為「請勿打擾」時，對於各種通知訊息的顯示時機，例如只通知來自於相同工作群組內使用者的交談訊息。  

▲圖5 通知設定。

至於其他來源的訊息，則會自動進入到Outlook的收件夾內，並且也會顯示在Lync介面的未接來電標籤清單中。  

在「鈴聲與音效」設定頁面中，首先設定當連絡人以不同方式來撥號聯絡自己時所要撥放的鈴聲。而音效部分則可以設定在不同狀態下對於音效的處理方式，若進一步設定，還可以套用自訂的音效檔案。  

「音訊裝置」頁面內主要用以測試和設定音訊裝置，包含喇叭、麥克風以及響鈴的聲音大小與相對使用的裝置（當連接許多個時），並且可以測試自我通話品質，以確定目前所選擇的音訊裝置有沒有問題。此外，也可以設定次要響鈴的裝置。  

在如圖6所示的「來電轉接」頁面內，使用者可以隨時設定來電時的處理規則，例如設定不在辦公室時，將來電轉接至個人的行動電話或代理人，或者設定同時撥打指定的電話號碼，如此便可以自由選擇任一響鈴的裝置如PC或桌機電話來進行接聽。  

▲圖6 來電轉接設定。

上述的轉接設定，也可以設定所要套用的排程時間，並且指定幾秒鐘之後若無人接聽便自動進入到語音信箱。至於轉接的對象，若想要給特定的代理人或小組成員，則此兩種對象的設定必須預先編輯好，這樣在轉接下拉選單中才會出現相對應的選項。  

最後的「檔案儲存」頁面內，可以考慮分別將檔案傳輸與Lync錄製的檔案儲存在自訂的路徑下，這樣就能夠方便管理在交談中所接收過的檔案以及錄製的會議撥放檔。  

TOP 3 如何使用即時訊息與檔案傳遞功能 

可否簡單說明一下有關於Lync 2010在即時訊息與檔案傳遞功能的使用方法？  

即時訊息是Lync 2010使用者最常用的功能，除了進行一對一即時文字訊息的傳遞之外，也可以隨時在交談過程中將任一在線上的連絡人拖曳至目前交談中，或者在尚未進入交談視窗前，先連續選取多位連絡人，再開啟即時訊息交談功能。  

在檔案傳遞功能方面，只要如圖7所示在交談的視窗中點選右上角的圖示按鈕，即可選取所要傳遞的檔案，然後該連絡人便會看見要選擇接收、另存新檔或是拒絕的連結。  

▲圖7 檔案接收。

圖8所示便是該連絡人成功接收檔案的訊息顯示，只要點選此超連結，就能夠開啟該檔案，而這個儲存位置便是在前面步驟中的選項設定所指定的。  

▲圖8 成功傳遞。

TOP 4 如何使用活動追蹤與人員搜尋功能 

請問在Lync 2010中對於連絡人活動的追蹤與搜尋，可以使用哪些方法來完成呢？  

若想要隨時得知連絡人最近的活動訊息，可以到Lync 2010的活動標籤頁中進行檢視。如圖9所示，在此可以看見全部或常用連絡人的活動訊息，以及個人的活動訊息紀錄。此外，也能夠在此點選他們並進行各種連絡方式。  

▲圖9 活動追蹤。

當連絡人或是組織的人員名單相當龐大的時候，則可以透過搜尋的方式來快速搜尋，以期找到所需的人員。這裡除了可以透過輸入一般中英文名稱的關鍵字方式來尋找之外，在進階部分還能夠在整合使用SharePoint Server 2010之下，透過〔技能〕活頁標籤的點選，以技能搜尋的方式找到可以協助自己工作的人員。  

不過，這部分的功能還得仰賴在SharePoint網站上已經完整配置每一位使用者的個人設定檔資訊才可以。  

TOP 5 如何使用線上即時語音視訊功能 

可否簡單描述一下Lync 2010在語音及視訊功能上的特色，並且說明相關的操作方式？  

在視訊交談部分，Microsoft Lync支援高畫質的HD視訊顯示（1270×720解析度的16:9顯示畫面），以及VGA視訊品質（640×480解析度的4:3顯示畫面），而系統管理員也可以從伺服端來控管不同用戶端所能採用的視訊品質限制。  

至於多人視訊交談，可採用子母畫面來自動切換至目前發言人（圖10）。使用者可以一開始便針對連絡人選擇視訊交談，或者在IM或語音的交談過程中隨時按下〔視訊〕按鈕來即時開啟。  

▲圖10 視訊交談。

在使用者端通話裝置的支援上，Microsoft Lync除了支援傳統的各類裝置外，更廣泛支援由許多協力廠商所提供的IP或USB通訊裝置。  

支援的通訊裝置涵蓋電話桌機、USB懸掛式耳機麥克風、網路攝影機、全景視訊設備，並允許使用者隨時在不同的通訊需求中任意切換通訊裝置。  

如果公司有多點視訊設備（MCU），並且希望進一步整合於Lync Server 2010，只要設備的規格已經被支援，並且已經在Lync Server 2010上建立一個MCU設備專屬的連線帳戶，那麼來自不同角落的使用者便可以如圖11所示依照MCU實際授權的分割數量來開啟多點視訊連線。 

▲圖11 整合MCU視訊分割。

TOP 6 活用即時視訊資料整合會議技巧 

請問在Lync 2010操作介面中，可以直接進行多人視訊會議並結合資料分享的功能嗎？  

使用線上會議功能時，不再只局限於多人視訊以及語音與文字的交談。如今，資料的分享與即時的協同合作也是整合通訊應用上的重要需求。新版的Lync Server 2010在這方面的設計，有別於前一版的Office Communications Server 2007 R2，它讓資料協同會議的進行方式不須要再另外開啟一個不同的會議介面（Live Meeting），而是在Lync 2010單一介面中就可以完成所有操作。接下來就來看看幾個常見功能的操作說明。  

首先說明即時性的會議邀請，如圖12所示只要在聯絡人清單中先以〔Ctrl〕鍵來連續選取好準備邀請的人員，然後再點選選項下拉選單中的【立即開會】即可進入線上會議室。  

▲圖12 立即開會。

進入會議室後，可以先啟動語音和視訊功能，然後點選「共用」選單中的「PowerPoint簡報」繼續。這時候，所有與會者便可以看到主講人切換的每一張投影片，而主講人在撥放簡報的過程中，可以隨時透過下方的工具列來使用符號與畫筆的功能（圖13）。  

▲圖13 簡報會議。

如果想要進一步進行投影片的導覽或是以全螢幕的方式來顯示，只要點選右下角的按鈕即可進行切換。而在會議過程中，若想要針對某些議題進行投票表決，可以開啟投票功能，並且設定好相關的主題與選項。  

電子白板功能在資料協同會議中也是經常會使用到的一項需求。如今使用者可以直接在Microsoft Lync 2010操作中，如圖14所示開啟一個電子白板的工作階段，以便與多位使用者即時地在線上繪製各種圖形的與輸入文字。  

▲圖14 電子白板。

TOP 7 如何以排程方式預約線上資料會議 

公司想要採用預約的方式來進行線上會議，請問應該如何進行這一方面的設定呢？  

如果想要採用預約會議的方式來進行，使用者只要結合Outlook的會議功能即可。先在「新項目」下拉選單中點選【線上會議】，接著便會開啟如圖15所示的頁面。在此設定好收件者、主旨、日期時間，若點選「會議選項」功能，還能夠進行進階設定。  

▲圖15 排程會議設定。

▲圖16 會議選項。

如圖16所示，在「線上會議選項」設定視窗內，可以點選進入「存取與簡報者」畫面來設定存取的控管，以及限制何種對象能夠作為簡報者，前者用來控管可加入此會議的對象，後者則可以進一步以指定的人員來作為簡報者。  

至於「邀請語言」設定部分，則是用來決定是否要將英文設定為預設會議邀請的語言，因為中文版預設邀請語言為中文。  

圖17便是受邀的使用者在OWA中開啟會議邀請的郵件視窗，在此頁面只要直接快速點選接受、暫定、拒絕之任意圖示即可。  

至於後續若想要進入線上會議室，只要在開啟當天相對的行事曆後，點選「加入線上會議」超連結即可立即進入。  

▲圖17 會議邀請通知。

除此之外，加入會議的方式也可以是在Outlook 2010彈跳出會議提醒的時候，直接按下〔線上加入〕按鈕。  

使用者在第一次進入線上會議時，可能會出現如圖18所示的會議音訊設定，藉此決定是否要使用音訊以及採用何種音訊方式。  

▲圖18 會議音訊設定。

TOP 8 如何使用即時桌面共用功能 

請問在Lync 2010通訊過程中，能否即時分享電腦桌面給遠端的使用者呢？  

在資料會議的進行過程中，簡報者也可以隨時開啟桌面共用功能，讓與會者可以看到本機的電腦操作，甚至能夠將控制權授予指定的與會者。  

這項桌面共用功能也可以在需要的時候隨時單獨啟動。只要在聯絡人的下拉選單中點選【共用】→【桌面】，便可立即發出邀請。而接收邀請的使用者將在桌面的右下角看見邀請通知，這時候只要點選「加入」即可完成連線（圖19）。  

▲圖19 共用通知。

對於遠端連線檢視的使用者來說，如果想要進一步操控對方的桌面，只要按下視窗右上角的〔要求控制〕按鈕即可。這時候發送共用邀請的使用者，便會如圖20所示在桌面的上方列中看到要求控制權的提示訊息。按下〔接受〕按鈕之後，即可讓遠端進行操作。  

▲圖20 要求控制權。

除了可以共用整個Windows桌面外，使用者也可以選擇僅共用指定的程式，並且同樣可以讓控制權授予給遠端使用者進行操作。操作方法很簡單，使用者只要在訊息交談的過程中如圖21所示點選「共用」下拉選單中【程式】即可。  

▲圖21 啟動共用程式。

接著，便可以在「選取程式」頁面中選取目前開啟中的應用程式項目，然後按下〔共用〕按鈕即可。如此一來，遠端使用者將不會看見此共用程式以外的畫面。  

TOP 9 如何使用會議錄製與撥放功能 

請問在Lync 2010的視訊會議中，是否有提供將整個會議過程錄製起來的功能？  

透過Microsoft Lync 2010用戶端整合工具，使用者就能夠錄製完整的會議內容，例如簡報的內容、語音、參與者視訊、全景視訊、即時訊息、分享內容，並且可以設定起始與結束的時間範圍。  

而對於這些錄製內容檔案的儲存，除了能夠指定存放在本機電腦路徑、網路共用位置，也可以指定儲存在SharePoint網站路徑中。  

只要在會議開始進行之前，點選下拉選單中的【開始錄製】，即可將整個會議的討論過程完整錄製下來。等待會議結束之後，只要到相同的下拉選單中點選【停止錄製】，便會出現如圖22所示的設定頁面。  

在此除了可以設定錄製的標題以及儲存錄製檔案的路徑之外，還可以選擇是否要同時建立一份WMV格式的影片檔，讓所有人都能夠直接經由Windows Media Player撥放此影片。  

▲圖22 停止錄製。

在上一個步驟中，若按下〔管理錄製〕按鈕，將會開啟錄製管理員頁面。在此頁面中可以管理所有曾經錄製過的會議項目，並針對這些項目進行即時撥放、瀏覽、發行、刪除等動作。  

如圖23所示，便是錄製成Lync標準格式後的撥放情形，除了可以看見與聽見主講人外，對於會議中與所有參與人的互動過程也會包含在其中。  

▲圖23 錄製播放程式。

倘若儲存成WMV格式，片頭的開始會先顯示與會者的名單、開始時間、召集人等資訊，然後才進入正式的會議內容。  

TOP 10 怎樣使用撥打電話與接聽來電功能 

請問在Lync 2010介面中，如何才能夠更流暢地使用撥打電話與接聽來電的相關功能呢？  

只要目前的Lync Server 2010有整合相容的語音閘道設備（Voice Gateway），那麼所有被賦予功能的使用者便可以透過Lync 2010撥號面板直接打電話或是輸入電話號碼。  

如果想要執行通話品質測試，按下〔檢查〕按鈕即可。倘若想要撥號的對象已是Lync的連絡人，直接在聯絡人名片的下拉選單中點選電話號碼就可以。  

當目前的操作介面是在Outlook 2010時，對於已是Lync聯絡人的任一收件者或寄件者，則都可以如圖24所示透過點選連絡人狀態燈號，來選取所要撥打的電話號碼。  

▲圖24 從Outlook撥號。

而當有來電時，無論是內部分機或是外部電話打來的，都會在桌面的右下角出現如圖25所示的響鈴通知訊息，這時候除了可以直接按下〔接聽〕或〔拒絕〕之外，也可以選擇性地從「重新導向」選單中選擇轉接至【語音信箱】，或是由其他話機進行接聽。  

▲圖25 來電通知。

如果發生來電漏接的情況，系統會發送一封漏接通知的電子郵件到使用者的信箱。當該使用者接收到這樣的通知訊息時，立即點選本文中任一的聯絡電話連結即可。  

針對未接來電的回撥方式，除了透過在電子郵件本文中點選超連結之外，也可以直接在如圖26所示之通話紀錄的未接清單內，選取所要回撥的連絡人電話，或者也可以改用其他方式（例如語音信箱）進行回覆。  

▲圖26 檢視通話記錄。

TOP 11 如何使用語音郵件存取功能 

請問在Lync Server 2010與Exchange Server 2010語音信箱功能的整合應用中，在使用者端是否有任何特別改善的設計呢？  

在Lync 2010介面中有一項相當不錯的功能，那就針對語音郵件的聽取功能。如圖27所示，可以在此選取任何一封過去的留言來直接聽取，不像前一版本得在Outlook或OWA中聽取，或是必須進入到語音信箱中才能聆聽，因此筆者覺得這個功能是一項相當貼心的設計。  

▲圖27 聽取語音郵件。

結語 

今日為讀者所介紹的Lync 2010用戶端應用，僅僅只是針對Microsoft本身的產品來講解，事實上協力廠商Polycom所推出CX系列的UC話機裝置，也是目前整合Lync 2010的最佳末端裝置，因為這些裝置除了提供最清晰的通話品質外，幾款較進階如CX600的型號甚至已內嵌了像Lync 2010程式一樣的功能，讓使用者可以直接在話機上查看聯絡人狀態、搜尋連絡人、聽取語音郵件、查看行事曆、參與電話會議等等。