召开成功会议的十大要领

开会是团队建设、合理决策以及相互协作的重要手段。但是组织不力、效率低下的会议不仅起不到积极的作用，反而会使员工士气低下，生产力下降。
不妨用下面的方法计算一下：在你召开下一次会议时，数一下到会的人数，估算他们的小时薪金。把各人的数字相加，另外再附加33％的公司总开销，把总数乘以会议的时长（以小时为单位），就能大概算出会议的成本。结果或许令你大吃一惊，但这还不是故事的全部。因为IT员工的工资通常不仅仅是小时薪金所能衡量的，他们很可能需要会后加班才能弥补开会所耽误的时间。 
面对如此昂贵的会议成本，会议组织者对于如何召开高效会议缺乏培训和必要的知识这一状况更令我吃惊。所以，我总结了十条要领，希望对各位规划和组织高效、有益的会议有所帮助。

1.制定会议目标 
每一场会议（哪怕是日常汇报之类的最普通的会议）都应该有明确的目标。缺少明确目标往往会使会议时间无故延长。 
一场会议成功与否往往取决于会议目标是否实现或是否确立了合理的行动方针。举例来说，假设你为会议制定的目标是确定2007年的销售指标。在此目标的基础上，你才能进一步考虑需要邀请哪些人到会、与会者需要了解哪些信息、以及会议的议程是什么。

2.收集议题，并提前下发会议议程 
所有会议都应根据会议目标制定相应的议程。议程应该合理地反映会议安排，确保所有议题及其陈述者都分配到了足够的时间。 
为了尽早确立议程，你可以根据自己的推断先草拟一份议程，尽量把会议期间需要讨论的话题都考虑在内。然后，把这份草拟的议程下发给你打算邀请的与会者，并请他们尽快把修改意见反馈给你。根据实际需要，你可以和与会者进行反复的沟通，但最迟务必在开会的前一天把议程最终确定下来。

3.邀请所有相关人员，确保关键人物到会 
没什么比对会议目标起决定性作用的关键人物未能到会更令人沮丧的了。与会者通常可以划分为两种人：那些能够对达成会议目标起决定性作用的关键人物，以及那些对会议内容感兴趣或能参与讨论的人。为了确保会议取得良好效果，这两种人你都得邀请，但务必确保那些对达成会议目标起决定性作用的关键人物到会。如果某位被邀请者打算派他人代为参会，则务必确保替代者有权行使代理职能。

4.切勿打岔 
始终牢记：达成会议目标才是开会的宗旨。因此，你要尽可能把所有与会者的注意力集中到会议目标上，切勿打岔。在会议期间，尽量排除手机、笔记本电脑、开关窗户之类琐事的干扰。如需要使用投影仪、笔记本电脑、电子白板或其它设备，那么请事先确定你知道怎么使用这些设备，且设备工作正常。

5.指派一名主持人
如果你不能主持会议，那么请指派他人来做主持人。主持人的职责是确保会议沿着正确的方向发展。一旦讨论偏移了主题，他将及时纠正。

6.指派一名记录员
会议记录员负责记录各种会议注释、决策内容、落实项目以及其它相关信息。一名好的记录员不会放过会议期间任何一点有用信息。对一些日常例会（例如：员工例会）进行会议记录或许是一个不错的选择。

7.不达目的，决不散会
不要仅仅因为时间到了就宣布散会；只有当达成了会议目标或制定了行动方针之后才可以散会。如果在允许的时间内不可能达成会议目标，那么主持人应该预留出一段时间来讨论哪些措施是没有异议且可以着手实施的，并相应地分配任务。

8.分配完任务即转入下一话题
切勿在某一话题上纠缠太久。在某一议题达成一致后，会议主持人应及时分配相关任务，并让记录员做好记录，随即转入下一议题。会议成员就某一与主题不相干的话题展开激烈讨论的情况屡见不鲜，应当特别注意。

9.下发会议记录
把记录员的会议记录整理好，下发给相关的与会者。确保所有与会者对会议记录的内容都没有异议，并且被分配任务的人知道自己该做什么以及向谁汇报。为了让新员工或缺席会议者能快速了解会议内容，你可以把会议记录存档在某个网站或共享文件夹里。

10.周期性地收集反馈信息 
你可以周期性地就如何使会议更有意义这个问题向与会者征集反馈信息，尤其对那些日常例会。收集反馈信息的方式既可以是正式的（比如：通过调研）也可以是非正式的（比如：把它作为一个议题在会议上顺带讨论）。 
随着你在管理道路上不断前行，不管是作为组织者还是参与者，会议的效果和效率对你来说都将变得越来越重要。本文所给出的十大要领可以让你的会议更加成功和高效，从此对枯燥乏味说再见。