捍卫脆弱的领地 企业用户应掌握的电子邮件技巧

虽然电子邮件的使用几乎遍及全球，但并非人人都懂得如何正确使用。以下的使用指南，内容将涵盖邮件病毒、垃圾邮件、网络钓鱼保护、邮件礼节，以及如何处理附件等方面。这些内容能够帮助你捍卫企业利益，也可以帮助你的用户学会如何安全可靠地操作邮件。
如今，电子邮件已经是人们工作中不可缺的重要工具。但许多用户不会正确地使用它，他们草率的对待安全隐患，占用过多的带宽，甚至让邮件礼节变得没有约束。这里要给出一些基本的电子邮件使用指导，帮助你的用户进行可靠的电子邮件操作，并保护你企业的安全。
1：阻止病毒发作和垃圾邮件
病毒常通过电子邮件传播。但你能够做到大大减轻邮件病毒肆虐程度，方法是使用反病毒软件、只使用提供自动病毒保护功能的电子邮箱（如AOL，Google，Hotmail及Yahoo），只打开来源可信的电子邮件、只打开符合预期的附件，并且在打开这些附件之前还用反病毒软件扫描。
垃圾邮件的定义宽泛，它的意思大体是指未受请求而主动发送的邮件，它和你家邮筒无端收到的垃圾邮件异曲同工。但是这种垃圾邮件绝对不仅仅是一堆不受欢迎而又花样百出的混杂物，它会阻碍电子邮件账户（以及网路和服务器）的通信，因为它们总在不停的尝试售出产品、传播低级玩笑，或者进行网络欺诈。
要减少垃圾邮件数量，那么在传播你电子邮件地址的时候就要倍加小心。尽量避免在网站上公布邮件地址，不要看到某某站点或者某某组织对邮箱地址的输入提示就马上服从。
永远不要转发chain message（例如，说你若不继续将这讯息传开去就会遭受恶运等等），转发这种消息的后果经常是把合作伙伴和同事的邮件地址暴露给第三方。在接受电子邮件服务，或者同意接收邮件时，你一定要格外小心；只有那些你真正需要的网站和实时通讯信件，才值得你去冒风险。此外，你可以考虑在Hotmail或者Yahoo创建一个通用电子邮件账户，专门用于订阅此类邮件。
不要打开来历不明的邮件。万一出现意外打开了垃圾邮件，也不要点击那些向你承诺“取消定制”和“不再给你发信”的链接，除非发送方还算是可以信赖的卖主。
2：回避钓鱼攻击
网络钓鱼，专门用来盗取消费者的个人信息。它们经常使用捏造的虚假欺诈性消息，哄骗收件人泄漏私人信息，诸如信用卡号码、账号用户名、密码，甚至是社会保险（social security，美国的一种社会保障系统）号。
网上银行和电子商务通常是安全的，但要始终小心不要在互联网上随意泄漏个人信息和公司信息。钓鱼消息常常夸耀自己拥有真实理念，出自名门组织，可事实上，那些消息往往不过是做些侵犯版权和伪造地址的勾当。如果你对某条消息的可信性产生怀疑时，要是你能直接给公司挂个电话，那会妥当许多——最好是照着公司的纸质材料或者发票上的地址拨打——然后和公司的权威代表核实事实。
3：管好你的收件箱
把邮件消息按照优先级、主题、日期、发件人及其他选项进行分类，你可以从中筛出值得你关注的重要邮件。严格意义上讲，作为好的电子邮件礼节，你应当在第一时间回复所有电子邮件。通常意义上讲，你应当在一个营业日内回复所有专业电子邮件，即使它只是通知你，“已经收到了消息，请赶快浏览”。有时候，你会收到包含多人回复的电子邮件；此时你每次都要读完整个邮件，然后再回复。
4：专业写作邮件消息
无视商业写作的基本原则，很容易传达给别人这样的信息，那就是你是一个外行，而且粗心大意。在写邮件或者回复邮件时，应当保证语法和句式无懈可击，或者还可以使用拼写检查器。不要发送全大写字母的邮件——这种邮件太过歇斯底里。应当根据逻辑性与可读性把邮件分散成小段落。
在点击发送按钮之前，进行最后一次检查。把邮件再次完整通读，检查语法错误，看看标点用错没有，以及拼写有没有问题。你会为你的收获大吃一惊的。此外，你还要保证邮件的语气语调恰到好处，饶有分寸。
5：加上有效的邮件主题
邮件主题的撰写需要谨慎对待，但还是必须要给出。成功的邮件主题要能概括消息内容，既不显得冗长，也不叫人茫然。啰里啰唆的主题让人畏惧，这样的邮件不如干脆跳过忽略不计，况且，太长的主题在电子邮件浏览器中也经常无法全部显示。为了得到最佳可读性，字母的大小写应和普通句子一样，用不着夸张的全部大写。
如Agenda for meeting on 3/29/07就很好，而不要写成AGENDA FOR MEETING ON 3/29/07
6：正确使用抄送（CC）和密送（BCC）
大多数电子邮件客户程序都有抄送和密送功能，通过它们，你可以和主要接收人之外的其他人保持信息联络。
向其他人拷贝（即抄送和密送）信息时，需要确信的是这些消息是否适合他们。如果使用地址列表，也要检查检查是不是列表中的所有成员都应该收取这封邮件，记得把不相关的人员暂时排除在外。密送的使用要讲求节制。如果有敏感话题需要密送给他人，还不如当着人家的面，在网下讨论更为妥当。
7：转发消息要服从邮件礼节
在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎。不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。点击发送按钮前，回顾一下消息内容是否对于所有收件人都无可挑剔。
8：不要卷入网络口水战（flame war）
Flame war是一类激烈的邮件交换，往往情感胜于理智，而且和专业沟通简直毫无瓜葛，不可相提并论。如果某一天你收到了这种邮件（表明战火已经离你不远），或者发觉自己已经深涉其中，那么如果你还是决定非得回应，最好在回应之前多加考虑。对情况加以分析，避免情绪化，作出理性的答复。
你也可以不要回应，而决定采取当面解决的办法。一般来说，flame war的发动仅仅是出自一点小小的误解。一旦有措词不当（甚至是优秀的措辞），就有可能被收件人曲解，然后他就发动火力进行回击。比之答复，不如去找这个人就该消息讨论讨论。万一谈话尚不能解决问题，那就只能请经理出马，在网下解决争端。
9：妥善保管电子邮件地址
不要把合作伙伴的电子邮件地址泄漏给商业卖主、朋友，或者企业外部人员。核实列于收件人和抄送文本框中的邮件接收人确实有权接收消息，并且确保在这个过程中不会暴露他人的电子邮件地址。不要把你的合作伙伴的邮件地址贴在互联网论坛或者公告板上、新闻组（Usenet group）系统里、聊天室中，或者其他公共区域内。
关于保护他人邮件地址不受公开，这里有几点简单方法。首先，如果你需要让他的邮箱地址不被其他外部消息接收者看到，不妨用密送功能。其次，转发邮件时，把他们的邮箱地址从消息中去除。这花不了多少时间，却可以减少让你的合作伙伴的电子邮件地址在互联网空间内疯狂复制繁衍的机会。
10：明智地处理附件
电子邮件的附件消耗了过多的邮件服务器的存储空间和网络带宽，而且对病毒的发作难辞罪责——可是，它们又常常是传送文件的最简单方法。当你发送附件时，就请确保按以下指导方针进行：
◆不要附加大文件；任何大于1或者2M的东西都不应该通过电子邮件发送。
◆限制消息所含附件的数量为5个或者更少。
◆把附件保存到硬盘上，然后删除包含此附件的电子邮件消息。
◆不要打开突如其来的附件，不要打开不知来自何方的附件。
◆打开附件前，每次都先用反病毒软件扫描一遍。在没有得到无毒的确认之前，永远不要点击附件。
◆不要给接收人转发他们不能访问的附件。如果附件的使用需要运行某个不常见的新应用程序，就先在消息中说明白。
11：不要包含敏感信息，或者可能让人窘迫的信息。
如果你认为你的电子邮件纯属私有，那就错了。不是这样的。把它们想作明信片。如果不想让信息发布在当地报纸的头版，就决不要把它们包含在电子邮件中。或者这样讲，永远就不该通过电子邮件发送绝密的、内部所有的、敏感的、个人的，或者秘密信息。你也应当避免在邮件中发送煽动性的或者情绪化的评论。
12：知道什么时候用电子邮件（及什么时候不用）
商业发展让电子邮件有了专业化的商业相关用途，但绝不是用来开玩笑、扯闲话，或者chain邮件的。同时记住不要用发送邮件的方式完成本该口头交谈的工作。错综复杂的主题面对面进行解释尚且经常困难重重，电子邮件又能何为。与其通过电子邮件给出复杂解释，不如开一个简短会议当面把事情说明白。
当进行紧急、艰难，和/或令人不愉快的讨论时，比如和人力资源有关的事端，电子邮件是口头交谈的蹩脚替身。情绪容易激昂的交流还是当面处理较好。