如何利用 Lotus Notes 提高工作效率
Lotus Notes 作为新一代的协作平台，不仅拥有电子邮件的功能，还提供了先进的文档型数据库、办公自动化、Web 服务和开发环境。Notes 85 中更是增加了一些新的人性化的功能。本文主要介绍 Notes 常用的一些技巧以及常见问题的解决，帮助您更好的利用 Notes 来管理日常工作，提高工作效率。
邮件是我们每天工作必不可少的工具，掌握 Notes 邮件使用技巧可以帮助您高效地的得到关键的邮件信息，有目的的进行邮件处理。
打开邮件数据库，如 图 1，选择 More - Mail Rules。然后点击 New Rule，如 图 2，您可以在这里设置各种规则来管理邮件。根据发送者、标题、重要程度等做相应的处理，把不同的邮件放到不同的文件夹，对不需要的邮件也可以直接过滤成垃圾邮件。
图 1. 设置邮件规则（查看大图）
图 2. 新建邮件规则（查看大图）
打开 File-Preference-Mail( 如 图 3)，可以给您关心的人发送的邮件设置背景和字体颜色。这样只要这些人发送的邮件，就能很容易的被注意到了。
当邮件容量超过指定的邮件服务器的容量时，会受到警告信息。选择 Archive-Settings 可以设置邮件备份的规则，把邮箱里的部分邮件转移到本地的另一个指定文件夹（如 图 4）。当您需要做邮件备份的时候，就可以选定一条规则进行备份。您也可以在 Archive-Settings 里设置 schedule 来定时启动备份操作。对于备份好的邮件，可以在视图 Archive 下面方便的找到您备份的这部分邮件。
如果对某些重要邮件，您很想确认对方是否收到邮件。可以在新建一封邮件的时候，点击"Delivery Options"，在这里勾上"Return receipt"。这样如果对方收了邮件，您就可以收到一封回执。
当您休假的时候您可以在邮件里设置 Out of Office。这样在您休假的这段时间里，您的邮箱就会自动给发信的人回复"Out of Office"的信息，以免耽误重要事宜。
如果您需要经常发一封标题、格式、收件人都基本不变的邮件，您可以利用 Notes 的 Save as Stationery 功能。新建一封邮件，输入您所需的信息、收件人、标题、邮件内容等等 ，选择"More-Save as Stationery"（如 图 7）。这样以后如果再要发送内容相似的邮件，就可以去邮箱的 Tools-Stationery（如 图 8）找到保存的信件，基于这个模板，稍作修改就可以发送了，而不必要再去找回原来的邮件拷贝和粘贴了。
图 7. Save as Stationery（查看大图）
图 8. Tools-Stationery（查看大图）
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Notes 提供了强大的文档数据库的功能，巧用 Notes 来便捷的管理数据资料能够大大提高工作效率。
通过创建 Bookmark，可以把您经常用到的文档和数据库添加到 Favourite bookmark 或者其他 Bookmark 里，便于查找（图 9）。
方法一：通过建立多个 workspace 页面来分类管理不用的工作，例如 work,、study、test... 把相关的一些数据库放在一个页面去，可以便于查找数据库（如 图 10）。
方法二：当 workspace 里有很多数据库的时候，可以通过在 OpenList 里输入您要查找的数据库的关键字，这样就会在 OpenList 里把所有含有这个关键字的数据库都列出来（如 图 11）。
方法三：在 workspace 页面上通过 Ctrl+F 来搜索关键字也可以查找数据库，Ctrl+F 不局限于 workspace 的当前页，而是会遍历 workspace 上的所有数据库名。
有时候一个数据库里现有的视图满足不了您的需求。您可以在 Create 菜单里，通过创建私有视图来定制您想要的视图。比较简单的做法是基于现有的一个视图拷贝它的设计，点击"Save and Customize"（图 12）。然后在 Design 界面上根据自己的需要定义选择条件，增加列或者调整列。这种简单的私有视图的设计，不需要熟悉 Lotus 脚本语言就能够很方便的制作。对于高级用户，还可以通过公式以及 Lotus 脚本语言来创建所需视图。
当我们在家办公的时候，经常会觉得打开一个数据库或文档的速度非常慢。对于这种情况，我们可以把常用的数据库通过 Replication 复制到本地，打开 File - Replication - New Replicate，得到 图 13 的对话框。这样在网络不好或者断网的情况下，我们可以先在本地的数据库里工作，等到连上网了再把本地的数据复制到服务器上。在做 replication 的时候还可以有很多设置，比如可以选择单向复制，只复制某一些视图或文档以减小空间，点击对话框的“More Settings”就进入到了配置页面（如 图 14）。
图 13. 创建一个 Replication
图 14. Replication 设置
设置好 Homepage 也可以给工作带来方便。Notes 默认的 Homepage 上只是提供了 Mail/Calendar/Contacts 等几个启动键。如 图 15 所示。点击“Click here for Home Page options”旁边的这个箭头就可以看到一个下拉单，在这个下拉单里提供了多种 Homepage 的样式。在这里比较常用的一种是"My work"（如 图 16）。您可以把您经常用到的数据库都设置在 My work Homepage 上，比如邮箱、日历、Teamroom、甚至网页，等等。点击 My work Homepage 右上角的“Edit this page（图 17）”，就会出现对话框“Page Options”，在这里您就可以在“My Work”这个模版下设计您想要的 Homepage。图 18 就是设置好的一种 My work Homepage ，这样您大部分的工作都可以在 Home Page 上完成了。当然您也可以不依赖于已存的这些模版，建立一个新的 Home Page 完全根据您自己的想法来设计 Home Page。
图 15. Notes 默认的 Homepage
图 16. 选择 Homepage（查看大图）
图 17. 设置 Homepage（查看大图）
图 18. My work Homepage（查看大图）
打开 Contacts 数据库，选择 Advanced-Connections， 通过 File Import/Export 就可以共享 Domino 服务器的连接信息。对于新来的员工，老员工往往会把他的连接信息导出到一个文件，新员工只要 Import 这个文件就可以得到相关的服务器的连接信息。如果您有多台电脑，也可以通过这个方法来复制连接信息。
当您选中一篇文档，按住 ctrl 键，再切换视图 ( 比如从 By Author 切换到 By Category)，切换后的视图焦点还会在您选中的文档上。比较 图 20 和 图 21，可以看到切换前后，视图焦点一直在“test3”这篇文档上。
图 20. 用 Ctrl 来切换视图——切换前的视图（查看大图）
图 21. 用 Ctrl 来切换视图——切换后的视图（查看大图）
很多人可能有这个苦恼，明明已经将自己的邮件数据库清除干净了，系统还是提示没有足够的空间。这是由于 lotus 数据库是典型的文档型数据库，长期使用后会占用较大硬盘空间，为此我们需要经常对数据库进行压缩。常用的压缩方法是用鼠标点击 File-Application-Properties（图 22），点击对话框中的第二个属性按钮，并单击"Compact"按钮就可以完成。大家可以看一下自己的数据库属性，如果使用率低于 70% 就可以压缩了。这里的“%used”的意思是在您现有数据库空间有多少被利用，而不是全部空间您利用了多少，所以这里的百分比是越高越好，不是越低越好。
Notes 一直支持文档和数据库链接的托拽，从 85 开始又支持了文本域以及 Name 域的托拽，利用托拽可以方便的将 sametime 联系人托动到收件人列表中，也可以把收发件人通过托拽加入 sametime 联系人列表中（图 23）。
图 23. 托拽 samtime 联系人作为收件人（查看大图）
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打开 File - Preferences，可以看到有很多功能都可以在这里设置。
设置 Basic Notes Client Configuration
1）设置 Auto Save
在 Basic Notes Clientconfiguration 页面上，勾上 AutoSave 这一项。Notes 就会每隔一定时间自动保存文档，这样就可以避免在编辑文档时候 Notes 意外退出，而丢失未保存的数据。
图 24. Basic Notes Client Configuration- AutoSave
2) 给选定的邮件设上标记
勾上"Show check marks in margin for selected documents"，如 图 24 所示。这样用空格选定的邮件，就会标记上“√”，可以非常方便的选择多个邮件。如 图 25。
1 ) 使用 Group documents 模式
如果打开的文档和数据库太多，可以选择用 Group documents 模式将同一个数据库的文档归为一个 tab（如 图 26）。
图 26. Windows and Themes（查看大图）
2）继承操作系统的主题
如果您希望 Notes 也能拥有操作系统里个性的外表，可以改变 Theme 一项，设置成 Operation System Theme。这样就可以根据个人喜爱给 Notes 换上华丽的外表，可以是绿色，蓝色，粉色，.. 这个功能是 Notes 在 8.5 版本中新加的一个功能，在这里建议大家给操作系统和 Notes 换上绿色的皮肤，有助于缓解视疲劳。图 27 就是设置了“Group document”模式以及继承操作系统外表后的 Notes。
在 Fonts and Colors 一页里，可以设置字体大小，比如把字体设得更大一些，让人看得更舒服一点。也可以设置未读邮件的字体和颜色。默认的设置当中，未读邮件是以加粗的黑体颜色来显示，如果有人觉得这样看着不显著，在这里可以把未读邮件设成红色以引起注意。这两个功能也是 Notes 85 的新功能。
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Notes 中有很多方便使用但可能被人忽略的快捷键，在这里着重列举一些。
在一个表格中选中一行或者多行，按住 Ctrl 键，再按 Arrow 的向上或者向下键就可以方便的移动表格中行的顺序。
如果您想在一个数据库视图中快速的浏览未读的文档，只需按 Tab 键就可以跳到下一个未读文档上。
Alt+Enter 用来调用数据库 / 文档 / 文本等的属性。
Insert 键用来改变文档的未读 / 已读状态。
F2 和 Shift+F2 是分别用来增大和减小字体。
F8 和 Shift+F8 分别用来增进和缩减段落。
F9 不仅可以用来刷新视图，在最新的 Notes 里还可以用 F9 来刷新文档。
当您的 Notes 打开很多窗口的时候，按 Ctrl+F8 可以方便的切换 Tab。
Ctrl+Shift+L 可以得到大部分的快捷键 (图 29) 。
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当表格中有合并的单元格时，删除行或者列就会出错，这个时候需要先拆分一下单元格再做删除操作。单击鼠标右键，选择 Split Cell。
在使用过程中，当 Notes 异常退出时，如何才能再次运行 Notes ？
杀死 Notes 相关的进程。
Notes 在 Windows,Linux 和 MAC 平台上分别有如下主要进程：
- Windows: notes2.exe, nlnotes.exe, ntaskldr.exe, nsd.exe
- Linux: notes2, lnotes , taskldr, fileret, nsd.sh, nsdexec, watchscreensave ,sametime_idlemo
- MAC: Notes, notesmm
检查一下 View-Advanced Menu 是否已经勾上。
因为你回复的这个邮件组是在服务器的 names.nsf 上，你需要把这个邮件组的地址信息拷贝到本地的 names.nsf 上才能使用。
我要在另外一个台机器上重装 Notes，哪些重要数据需要保存呢？
需要保存以下数据：
| 文件 | 目录 | 用途 |
| bookmark.nsf | Notes\Data | 保存 bookmark 和 Home Page 的数据 |
| desktop8.ndk | Notes\Data | 保存 workspace 里的所有数据 |
| names.nsf | Notes\Data | 保存联系人，网络连接以及位置信息 |
| notes.ini | Notes\ | 保存 Preference 的设置 |
| user.dic | Notes\Data | 用户自定义的字典 |
| id | Notes\Data | 您的 id，有 id 才能使用 Notes |
另外，如果您自己创建的数据库包括备份邮件以及 replication 的数据库也放在了 Notes\Data 下面，也要记得保存一下。但是通常我们建议那些数据库存不要存放在 C 盘。
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本文主要从邮件管理、文档数据库管理、Preference 设置以及快捷键使用这几个方面来介绍 Notes 中一些常用的功能和小技巧，以帮助您提高工作效率。Notes 功能强大，本文涉及之处非常有限，希望有更多的人一起来挖掘和分享 Notes 的使用技巧。
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