妙用 Outlook 的日历组

　　当提到Exchange和Outlook的时候，人们首先想到的是收发邮件。实际上，Exchange和Outlook的功能并不仅仅局限于邮件的发送。微软把Exchange设计成了一个不同分工、不同等级的合作环境，其中关于分工合作的一个重要特性就是Exchange日历。日历可以让你输入某天的重大事件、设定提醒自己的日期，不过这可不是它仅有的功能。

　　举个例子来说，假设你在某天决定召开一个很重要的会议。你需要邀请会议出席人员、预定一个会议室、甚至要为你的笔记本准备一台投影仪。在Outlook中，只要把初始设置做好，剩下的工作将会变得非常简单。

　　在上面这个例子中，有两种不同的资源需要你来安排：被邀请出席会议的人员和诸如会议室、投影仪这样的物理资源。你并不需要为每个出席会议的人的做排序操作，Exchange会自动创建一个日历并把它发送到每个出席者的邮箱里。在这种情况下，虽然不是必须，但为那些被你邀请参加会议的出席者创建一个日历组会让你轻松很多。

创建公用文件夹

　　另一方面，对于那些物理资源来说情况又有所不同。还记得我说过Exchange会为那些有邮箱的人都自动创建一个日历提醒吗？可是像会议室、投影仪这样的东西是没有邮箱的，所以也就没有日历提醒了。我们必须手动为它们创建相应的日历，其中最简单的方法就是为这些资源创建一个公用文件夹。如果你需要为很多这样的物理资源创建日历提醒，你还可以在公用文件夹下面创建子文件夹。例如，你可以在公用文件夹中再创建一个“会议室”文件夹，用来存放“会议室A”、“会议室B”这样的资源。

　　要创建这样一个含有日历提醒的公用文件夹，来安排诸如会议室或者投影仪这样的资源的使用日期的话，只需要打开Outlook，在“所有公用文件夹”上单击鼠标右键，然后在弹出的快捷菜单中选择“新建文件夹”。这时候Outlook会启动创建新文件夹的对话框。输入新文件夹的名称并选择该文件夹所处的目录位置，然后在“文件夹内容”下拉列表中选择“日历项”，然后单击“确定”创建该文件夹。

设置权限

　　尽管你现在拥有了一个公用文件夹，也可以为文件夹里的任何资源安排时间计划了，但是我们还有一些事要做。我们需要为这个文件夹做一些权限的设置，以决定哪些人可以预订一个会议室，哪些人可以使用投影仪等（在你的公司里，肯定是有些人和这些资源沾不上关系的）。

　　要对用户权限进行设置，请在要操作的文件夹上单击鼠标右键，然后选择“属性”命令。在弹出的属性菜单中，点击“权限”标签，切换到权限设置的选项卡。

　　现在你就可以为用户指定该文件夹的访问权限了。在这里有一些预定义的角色规则，你可以为用户/用户组分配一个角色，也可以为用户/用户组分配一套自定义的权限体系。通过这些权限或角色，你可以决定哪些用户可以创建、读取、编辑或者删除日历项目，也可以决定谁有权利创建子文件夹。而你所需要做的只是选择一些复选框或者预定义的角色，然后分配给合适的用户，操作非常简单。

预订一个会议

　　好了，在作好所有必要的准备工作后，我们可以开始预订一个真正的会议了。

　　你可以在刚才创建的公用文件夹里选择要预订的日期和时间，这个是最简单的方法，但可能不能应付所有的情况。让我们来考虑一下将会遇到的问题。首先你预订了一个会议室，并且定好了时间和日期，然后你得确认所有的出席者和投影仪在你定义好的时间内都能够到场，但实际上有些人在那天会有事而不能参加会议。而如果你确定了另一个时间，在这个时间每个人都有空，接着你返回来预订一个会议室，但是你很可能会发现这个会议室在该时间被其他人给预订了。

　　还好，Outlook可以让你调整你的时间计划，让它达到一个平衡点。再我解释怎么实现这个功能之前，有一点关于日历的东西是你必须要知道的。当你在日历上输入一个事件后，Outlook会自动把你选择的时间设置为占用状态。也就是说，其他人就不能在该时间上再定义其他的事件了。但是，他们可以打开你的日历，并查看该时间的详细信息，看看是被什么事件给占用了。那怎么隐藏你的事件不让它被别人看到呢？举例来说，昨天晚上我睡得很晚，所以我想在日历上添加一个事件，提醒我下午小睡一下。可是如果我有一个上司，我可不想让他知道我偷懒睡觉，我只想让人们认为我一直在忙碌的工作。于是我在该事件提醒上点击鼠标右键，然后在弹出的快捷菜单中选择“保密”，这样一来别人就无法查看我的事件提醒了。

　　事件提醒的快捷菜单上还提供了一些其他的功能。你可以把该时间设置为“空闲”、“占用”、“暂定”或者是“外出”（意思是那天你不在公司）。正是对于这个时间分配选项的设置，确保了Outlook能够自动调整你的会议计划。

　　为了描述得更清楚，我们假设你最近正在实施一个长期的团队项目，而且你知道在相当长的一段时间内，你会在同一个会议室召开很多次会议，而且每次会议的出席人员都相同。这种情况下，你肯定不想在每次召开会议之前，都做一次设定事件提醒的操作。最好的方式是预先定义一个计划的标准，然后在每次开会之前以这个标准为基础来设定提醒事件。怎么做呢？单击Outlook的“时间表”按钮，然后单击“新建”并为你的新计划组输入一个名字。在我们的例子中，就把名字叫做Project Meeting吧。单击“确定”，接着会出现一个对话框，让你建立时间表。单击“添加其他”按钮，然后从“地址薄”或“公用文件夹”中进行查找。确保把必要的公用文件夹和用户都添加进来，然后单击“保存并关闭”按钮。

　　现在到了过程的最后一步了，预订一个会议。单击“时间表”按钮，选中你刚才建立的时间表，点击“打开”，你会看见Outlook把所有人的时间表都打开了。然后就很简单了，你只需找到会议的时间就行了。在该时间上单击“创建会议”按钮，然后点击“新约会”按钮。系统会提示你把会议的细节保存成一个模板。单击“保存并关闭”按钮，系统就会把每个人日历更新，并把你定义好的事件提醒反映在他们的日历上，然后发送一个提醒消息到每个会议出席者的邮箱里。