当邮件传输量俱增 该来的问题躲不掉

您可有过这样尴尬的经验？一边看着系统自动发出的警讯通知「…邮件队列超过 1,000 封，等待传送邮件超过 1GB。…」一边听着高阶主管的来电「喂！我的紧急邮件对方还没收到，e-Mail 又塞车了？把前面那些不重要的邮件先砍一砍啦！」哪封邮件不重要？该不该杀？杀错邮件谁来担当？

最新调查指出，全球每人每天的电子邮件传输量平均为 13 封，且每年以430% 的比例快速成长，也就是说，一个 400 人的企业，目前每天的邮件传输量为 5,200 封，明年将增长至 22,360 封，第二年更成长至 96,148 封。随着全球使用者剧烈成长，加上通讯簿建置和邮件转寄的便利性，以及传输成本的大幅降低等原因，不论是商务信息或情谊交流，电子邮件通讯成为人们最重要的沟通管道，每位使用者对于电子邮件传输质量和实时性的要求也越来越高；然而，当传输量剧增，接踵而来的问题如：电子邮件塞车、邮件通讯不稳定、不安全和使用者要求权限提升等，都是 MIS 主管将面临的挑战，该来的问题躲不掉，企业该如何顺利突破邮件通讯系统瓶颈？

管理面：政策性规划和先期防范
您的企业需要何种效能层次的邮件系统？这其实是可以被规划和预期的。就规划面而言，通常分成时间和空间，但对于电子邮件通讯而言，通常是提供24小时全天候服务，没有时间上的管理和限制，在空间管理方面，主要是每位系统使用者的邮箱容量和每封邮件传送大小限制，对于较依赖电子邮件通讯的企业而言，每位系统使用者的邮箱容量通常设定在60MB~ 100MB，或只给予层级较高主管较充裕的运用空间，而一般企业或一般成员则设定在 15MB~30MB；而每封邮件传送大小限制则设定在 1MB~3MB不等，较开放式管理或网络资源较充沛的企业，甚至可能设定在 10MB或不限制。由上述可知，邮件系统的可容纳量是可以被政策性规划的，当然，随着政策调整或趋势变迁，MIS 主管也可事先做规划准备工作。
然而，除了时间和空间管理外，却有一项因素是很难预设或推敲计算的，亦即所有系统使用者的使用率和运用成长速度，这个意思是说，MIS 主管很难预期企业成员对于电子邮件通讯的使用情况，企业成员可能发送电子邮件给单一对象，也可能一指间发送网络讯息给所有认识的人，也就是瞬间传送出多封电子邮件，对于这个问题，MIS 主管大概只能抓个概算，以一般的成长率来看，预期企业电子邮件系统何时会到达饱和？何时该准备扩充？或者采取政策性约束。 

技术面：着重通讯能力和采用分布式架构
既然预期电子邮件传输量会激增，对于很多企业而言，选择通讯处理能力较佳的专业级邮件通讯系统，就成了一项重要的准备工作。所谓通讯处理能力，对于网络通讯系统而言，就是 Input 和 Output 的处理能力，很多人可能会误解多颗 CPU 的系统，它的处理能力较佳，其实，CPU 的 Loading 主要是用于运算或解析的需求，对于传输处理而言，超过两颗以上的CPU 其实影响不大，真正会改良传输能力的是作业平台或服务模块的软件开发方式，因此，所谓专业级邮件通讯系统，意即指具备专业设计的邮件通讯平台和邮件通讯模块的系统而言，它的通讯处理能力至少高达一般服务器的 2～4 倍，同时它的频宽运用率达到 85%～99%，一般服务器可能只有35%～55% 不等。

此外，分布式架构优于集中式架构，这和每台服务器的最快处理速度有关，上述 CPU 的原理就是其中明显的因素之一，而透过多个连接 端口存取，原本 100Mb 1 条，变成 100Mb 10 条，当然也会使处理速度变得快速许多。这里亦值得一提的是，若扫毒软件直接安装于邮件通讯系统内，分布式架构亦是最佳的选择，试想：企业有 5 万封信件进来，经过安全阻隔和设定阻隔后，通过的信件有 4 万封，这种情形是 5 台服务器共同扫毒处理快速，还是 1 台服务器从头开始过滤快速？这个答案应该十分明显。

设定面：精确设定提升内外部通讯效能
这里主要指的是安全阻隔设定和 DNS 相关设定。在安全阻隔设定方面，原则是从大范围设定至小范围，如此不但可提升效能，更能避免安全漏洞，因为诸如防火墙之类的安全机制，会从最开始的设定值执行至最后的设定值，所设定参数必须掌握完整和正确的原则；DNS 复杂的阶层式架构和参数设定，往往让 MIS 人员能简则简、能闪就闪，却忽略了 DNS 才是决定网络效能最基础也最重要的一环，于是邮件传输效能也随着简陋的 DNS 设置而低落不彰，因此，除了在不同网域设置 DNS 主机和次要主机的必要性，选择具有智能型 DNS 设定指引，才能有效协助 MIS 简易设定 DNS，并提供精确的自动指向﹙例如一般 MIS 很容易忽略的反解设定﹚，有效减少Lame Delegation 和维护 DNS 纪录的麻烦，再加上专业精确的网关设备，企业内外部通讯效能必大为提升。

价值面：稳定度和高效能重于一切
通常企业会选择 Groupware 的邮件通讯系统，因为它有其它的附加功能，然而，当企业的电子邮件传输量剧增，塞车问题可能就大于附加功能的价值考量，因为若是连电子邮件都传送不出去了，上面的应用功能也就无用武之地了。也因此，笔者提出建议，MIS 选择邮件系统时，应当是稳定度和高效能重于一切，因为邮件通讯的价值对于企业而言高于不见得好用、适用的附加应用软件，然而，如果企业真的需要导入非通讯层技术的应用软件，例如 Work Flow、CRM 或 LDAP 等，应以专业实用角度出发，将之独立建置，如此，不但可兼顾网络通讯稳定顺畅的目的，亦可将企业导入应用软件的实质效益极大化发挥。

该来的问题躲不掉？局部汰换或系统更新
身为 CTO 或 MIS 主管，本应为企业网络通讯系统做长远的规划，企业邮件传输量的与年剧增，使得专业级电子邮件服务器成为企业选择必然的方向，惟具体实行方式，笔者建议有以下两点思考方向，一是局部汰换：如果企业成员对于既有 Groupware 系统依赖甚深，笔者建议至少将 SMTP Mail 转用专业级电子邮件服务器，可纾解邮件传输塞车压力；二是系统更新：如果企业尚未导入 Groupware 系统的应用软件，或者已陆续将原应用软件的数据库，移转至其它较切合企业运用的应用软件上，笔者建议企业可在此时选择将邮件系统一并更新或下阶段全部更新，如此，不但能以经济合理的成本转换系统，更可避免日后为原 Groupware 系统升级所需支付的庞大建置经费。