邮件存储备份五种考虑

解决垃圾邮件的目的，是为了更方便、经济地管理电子邮件，并且让电子邮件能够给企业带来更多的附加价值。当然垃圾邮件并不是电子邮件管理的全部，同时还要考虑对电子邮件的存储、备份以及归档等问题。考虑如何处理电子邮件存储的基本问题包括以下几个方面。

基本恢复
你是否有能力始终如一地为电子邮件数据进行可靠的备份，并且能够在数据损坏、数据篡改、数据丢失或者某一重要的电子邮件被不小心删除的时候用备份的数据进行恢复？在电子邮件系统被投入24×7 使用之前，备份是相对容易的。一个公司可能会使用8 到10个小时来创建数据，IT管理员能够充分利用第二天上班之前的时间进行系统备份或者升级。这段时间被叫做“备份窗口”（backup window）。但是今天全球贸易环境为备份或者恢复仅仅留下了很少的时间。一些厂商在着手解决“备份窗口”的缩减问题。负责增量备份到实时快照等各方面工作的硬件和软件能够在不需要关闭系统的情况下就对系统进行备份。

高级恢复
你是否能够根据定义好的备份和恢复设置进行备份和系统恢复，而不会对你的用户造成宕机？

可用性你是否能够达到必须的正常运行时间指标，满足商业运作的需要？

归档你是否能够达到你们公司数据归档的要求？你是否拥有足够的磁盘空间，存储平台是否能够满足你需要的类型？你是否把过旧的数据管理并存储在昂贵的primary disk存储子系统上，或者你会把比较旧的数据转移到比较便宜的离线平台，比如磁带上，然后把昂贵的磁盘空间让位给更新的存储需求？

遵从规则
你是否采用了某个规则，比如Financial Services Authority或者Insurance Standards Council ，它们能够根据指定好的规则来管理电子邮件数据应该被如何保持，存储和审查？你的内部档案管理策略和程序是否包含了电子邮件档案？

通过以上的几个方面，我们可以发现，垃圾邮件的增多正逐步加大邮件存储的难度。邮件存储的成本扶摇直上。据预测电子邮件规模在今年将增长到230 petabyte，从2000年起，每年电子邮件总数的规模每年都要增长300左右。这种增长与电子邮件体积的增长有关。处理这种快速增长的问题需要将法律和反垃圾邮件技术结合起来——这种结合终将出现，但是不会太快。

别狭隘看待邮件管理

企业面对的最关键的问题是让客户确信电子邮件管理系统是一个实用的系统，现在越来越多的公司开始提供电子邮件管理方面的应用程序，但这不包括垃圾邮件过滤和反病毒软件提供商提供的软件。反垃圾邮件只应该是整个邮件管理产品的一个功能，让邮件产生更多的附加价值才是企业最宝贵的财富。糟糕的是，电子邮件管理厂商通常把电子邮件管理看得很狭隘。大部分厂商都只提供固定功能的服务（例如监视、垃圾邮件防护、内容过滤），目前都还未能解决邮件管理的更深层次需求。

邮件管理先归档
对于企业来说，管理电子邮件数据不仅仅是要长期保存数据，它的另外一个功能是要智能存储，在合适的地点合适的时间范围内正确地处理事务，并且能够快速检索数据。对于电子邮件存档问题，需要专门的应用程序，通过这种方式使得终端用户重新得到邮箱的过程变得非常简单。但是，存档也需要满足保留策略、安全性并且要服从管理等。如果将能够存档与存储战略集成在一起，则是一件很好的事情。目前惠普、EMC 、HDS 等很多公司都提出了专门针对电子邮件管理和归档、标志的解决方案。

客户端同样重要
另一个需要考虑的关键问题是电子邮件客户端的状态。微软Outlook 和Lotus Notes 是企业中最普遍的两种客户端软件。AOL mail、Yahoo Mail和Hotmail 是三种最流行的基于互联网的电子邮件客户端，经常得到商业用户的使用，现在Gmail 也加入了它们的行列。电子邮件客户端软件在用户界面、易用性和功能的清晰程度上差别很大。Hotmail 的界面同微软最新版本的Outlook 很相似，并具有一系列的功能，使两者之间的转换非常容易。Lotus Notes 是一个比较封闭的客户端。很多公司都把公司的应用建立在它之上，并且在内部网上把Notes 作为真正的note（笔记本）。基于网络的客户端比起本地应用更加具有革新性，因为这个市场的竞争更加激烈，而且从本质上来说基于网络的客户端也更容易调整。诸如Gmail 这样的客户端已经具备了高级搜索工具来帮助用户在塞得满满的邮箱中找到相关的电子邮件。微软承诺在下一个版本的Windows （被命名为Longhorn）操作系统中会添加这样的功能。

重视法规遵从
电子邮件的管理是一个连续性的工作。垃圾邮件和法律的问题也将一直延续，而且至少从目前看来，作为商业应用中的一种主要的通信媒介，电子邮件会被即时通讯（IM）所替代。不过，零售商在IM业务中也需要解决类似的问题。会有越来越多的企业使用这种工具，并且用户一定会在其以电子邮件为中心的内部通信策略中使用这种工具。

IM成电子邮件继承者

企业摆脱了最初对于效用和安全性的怀疑后，即时通信（IM）正在企业里得到广泛应用。即时通信被看作是电子邮件的天然继承者，它同电子邮件一样提供了基于文本的交流，但是增加了很多功能——即时通信能够看到发送信息的时间，无论使用者是处于联机、离线、忙碌或者隐身等等状态——IM软件现在已经有了很大的改动，以满足企业用户对功能和安全性的需求。

IM进入企业应用领域曾经被认为会比较迟缓，因为这一技术最初是被设计用以进行个人之间通信的。早期的公开客户端通常被认为是不安全的，存在很多缺陷、并且被认为对于办公场合来说缺少明确目的。但是情况发生了改变，很多IM系统目前同后台系统整合到了一起，比如企业电子邮件系统，并且能够在用户离线的时候将信息发送到用户的手机上。

根据Radicati Group提供的数据显示，到2007年，IM将拥有超过3.5 亿企业用户。IM的用户使用很多不同软件，包括MSN Messenger 、AOL Instant Messenger 、Yahoo Messenger 和ICQ ，还有很多更专业的软件，比如Skype ，它把即时通信同基于标准的VoIP服务结合起来。

IM在办公环境中的使用率正在以引人注目的速度增加。仅仅在英国，37 的公司员工平均每天都会使用30分钟到1 个小时IM软件，甚至有些用户认为IM比电子邮件效率更高。

IM没有垃圾邮件的特点也是一种优势。因为只有处在用户“好友列表”中的联系人才能够给他发信息，而一个联系人只有在得到用户本人同意之后，才会被添加到好友列表中。