轻松搭建网络办公平台

孙成 · 发表于 2004-2-3 11:49:39

网络迅速发展的今天，电子商务、电子政务在企业和机关单位迅速普及，网络办公已经成为现代办公的主流，它不但提高了员工的工作效率，而且减少了办公费用的支出，这种以网络为媒介的办公就是我们常说的“无纸办公”，所有的日常工作以及员工间的相互协作都是在网络中完成的，下面我们就使用“71BASE-OFFICE网络办公系统v1.3”在局域网中搭建网络办公平台。（下载地址：<a target=_blank href=http://www.webasp.net/tech/download_show.asp?id=1285>http://www.webasp.net/tech/download_show.asp?id=1285</a>） 
一、网络办公平台的搭建 “71BASE-OFFICE网络办公系统”是基于浏览器/服务器（简称B/S）构架，适合于中小企业使用的网络办公系统，所有的网络办公功能都集中在局域网的服务器中，客户机只需要一个网络浏览器（如Internet Explorer）和一个JAVA虚拟机，这也就是我们通常说的“瘦客户”，网络管理员只要维护好局域网中服务器的运行，就可以保证网络办公的正常开展，这就是B/S构架系统软件流行的原因，不但减少了管理员维护机器的工作量，也降低了大量的客户端费用的支出。 
1、运行环境 “71BASE-OFFICE网络办公系统”采用了微软的ASP编程技术，数据库管理系统采用小型关系型数据库――ACCESS，因此需要在WINDOWS2000 SERVER+IIS5+ ACCESS2000环境下才能正常运行。 
① 网络操作系统平台选择 在局域网中，首先要选择合适的网络操作系统平台才能发挥“71BASE-OFFICE网络办公系统”的优势，WINDOWS2000 SERVER是一款非常优秀的网络平台，这是我们的首选，它是保证该办公系统稳定运行的基础。 
② WEB服务器的选择 “71BASE-OFFICE网络办公系统”需要WEB服务器的支持才能运行，WINDOWS2000 SERVER内置了Internet 信息服务（IIS5），它对ASP技术有良好的支持，WINDOWS2000 SERVER默认安装是选择了IIS5组件，如果WINDOWS2000系统没有安装该组件，可以使用手工配置的安装方式进行安装，通过“控制面板添加或删除程序添加/删除WINDOWS组件”安装IIS组件。 
③ 数据库管理系统（DBMS）选择 “71BASE-OFFICE网络办公系统”使用的是ACCSES2000小型关系型数据库管理系统，它利用ODBC数据源的MDB数据库驱动程序访问数据库，ACCSES2000是OFFICE2000工具包的一个功能组件，只要在服务器上安装OFFICE2000时选择ACCESS 2000组件即可。这样，网络管理员能更方便的对办公系统数据库进行管理。 
2、网络办公平台的安装 “71BASE-OFFICE网络办公系统”的安装非常简单，运行安装程序后，连续点击“下一步”，指定好文件的安装目录，就完成了软件的安装。但安装后该软件还不能正常运行，需要配置它的WEB访问方式和安装ODBC数据源的MDB驱动程序。 
① 配置WEB访问方式 
软件安装完成后，用户还不能通过IE浏览器访问该办公系统，需要对IIS进行配置。 
在WIN2000服务器端，点击“开始->程序->管理工具->Internet 服务管理器”，我们为 “71BASE-OFFICE网络办公系统”在“默认Web站点”下创建一个名为BANGONG的虚拟目录，在“Internet 服务管理器”窗口中右键点击“默认 web 站点”，在弹出的菜单中选择“新建――>虚拟目录”，弹出“虚拟目录创建向导”窗口，点击“下一步”，在“别名”输入框中填上虚拟目录名“BANGONG”,点击“下一步 ”，然后在“目录”框中浏览选择“71BASE-OFFICE网络办公系统”的文件夹的路径（图一），以本机WIN2000服务器系统为例，它路径为“E:\Program Files\71BASE-OFFICE\71base”，点击“下一步”按钮，在用户对该虚拟目录的访问权限窗口中选择系统默认的设置即可，最后点击“完成”按钮。 
如果WIN2000服务器使用的是“NTFS”文件系统，就需要对“匿名访问和验证控制”选项进行设置，右键点击“BANGONG”虚拟目录，在弹出的菜单中选择“属性”，弹出虚拟目录属性窗口，切换到“目录安全性”标签页，在“匿名访问和验证控制”框中点击“编辑”按钮，弹出“身份验证方法”窗口，在“匿名访问使用的帐号”框中，输入用户名和密码（图二），如使用“administrator”帐号，最后点击“确定”按钮即可。这是因为用户需要对文件目录中某些文件夹要有“写”权限，如上传文件夹、共享文件夹，如果使用IIS提供的匿名访问帐号只有“读和执行”权限，用户就不能完成正常的操作，因此将匿名访问帐号改为管理员帐号，这样就具有了写的权限。 
② 连接ODBC数据源设置 网络办公系统中所有的信息和数据都存放在ACCESS数据库中，但这时它还不能够访问数据库文件，因此必须对ODBC数据源进行设置。 在服务器端，点击“开始－>程序－>管理工具－>数据源(ODBC)”，弹出“ODBC数据源管理器”窗口，切换到“系统DSN”标签页，点击“添加”按钮，弹出“创建新数据源”窗口，在“安装数据源的驱动程序”列表框中选择“Microsoft Access Driver *.mdb”选项，点击“完成”按钮，弹出“ODBC Microsoft Access安装”窗口（图三），在“数据源名”输入框中输入“addcom”，这是网络办公系统程序所使用的数据源名，必须和ASP程序文件中连接数据库使用的数据源名相同，否则就不能正常访问数据库；在“说明”输入栏中填写描述信息，最后选择数据库文件的位置，以本机为例，它的路径为“E:\Program Files\71BASE-OFFICE\shjuzhongxin\users.mdb”，其中“users.mdb”就是网络办公系统所需要的数据库。点击“确定”按钮，完成数据源的设置，需要重新启动服务器，数据源的设置才能生效。 小提示：数据库在整个网络办公系统中是至关重要的，因此要经常备份，网络管理员只要把“users.mdb”文件拷贝到其它位置，就可以完成手工备份。 
 
二、网络办公系统平台初始化配置 
完成了以上操作后，网络管理员还要对网络办公系统进行初始化配置，如设置系统属性、部门属性，创建用户等，系统管理员的初始帐号名和密码都为“aaa”,运行IE浏览器，在地址栏中输入“<a target=_blank href=Http://192.168.0.1/bangong>Http://192.168.0.1/bangong</a>”,其中“192.168.0.1”为WIN2000服务器的IP地址，在登录页面的用户名和密码输入框中分别输入“aaa”（图四），点击“现在进入”按钮就可以登录系统。 
1、网站设置 
在网络办公系统主窗口左栏中，点击“系统管理”选项（图五），然后在右栏的系统管理列表框中点击“网站设置”选项，进入到网站设置窗口，在这里，我们对网站的一些基本参数进行设置（图六）”，在“用户信息”输入框中填写网站的描述信息，如“网络办公平台”，在“个人上传文件夹”中输入该文件夹在服务器上的绝对路径，如“e:\Program Files\71base-office\71base\office\odownload\”，在“个人下载路径”输入框中输入“<a target=_blank href=http://192.168.0.1/office/odownload/>http://192.168.0.1/office/odownload/</a>”，此路径是IIS WEB服务器路径，其中“192.168.0.1”为网络办公系统服务器的IP地址，系统管理员要根据自己服务器的情况对这些参数进行合理的设置，完成了所有网站参数的设置后，点击“设定”按钮即可，修改后的参数需重新登录系统才能生效。 另外，还要对“提示栏刷新频率”进行设置，在“系统管理”列表框中点击“提示栏刷新频率设置”选项，进入到设置窗口中（图七），点击“刷新时间间隔”下拉列表，选择合适的间隔时间后，点击“设定”按钮即可，系统默认的为“10秒”，间隔时间要根据自己的情况进行合理选择，否则就会影响到员工的正常工作或增加服务器的负担。 
 
2、部门设置 
系统管理员根据本单位的各个部门或分支机构的情况来添加部门，这样有利于对用户的管理。 在“系统管理”列表框中点击“添加部门”选项，接着在“添加部门”窗口的输入框中输入部门名称后（图八），点击“添加”按钮，就完成了部门的添加。 删除部门也很简单，点击“修改部门”选项，在修改部门窗口中，点击要删除的部门后面的“删除”操作选项，然后点击“确定”按钮即可。 
 
 
3、用户设置 
完成了部门的添加设置后，我们就可以为每个部门添加用户了。 在“系统管理”列表框中点击“添加用户”选项后，进入到“添加新用户”窗口中（图九），在“用户名”输入框中输入要添加的用户名，如“孙成”，然后在“密码”输入框中设置该用户的密码，填写该用户的真实姓名，在“部门”下拉列表框中为该用户选择所属的部门，然后在“权限”下拉列表框中为用户指定使用权限，最后点击“申请新用户”按钮，完成新用户的添加。 另外系统管理员还可以修改用户信息，点击“修改用户”选项，在“用户编辑”窗口中点击该用户的“修改”操作选项，然后输入用户的修改信息，最后点击“修改”按钮即可。 
以上对“71BASE-OFFICE网络办公系统”最基本的功能进行介绍，另外，它还有最新资讯发布、员工信息、公文群发、共享资源、BBS管理等功能，就不在详细介绍了。 
 
 
三、网络办公系统的用户操作 
完成了网络办公系统的初始化设置后，用户就可以登录到网络办公系统中完成日常工作了。 
在客户端，运行IE浏览器，在地址栏中输入“<a target=_blank href=Http://192.168.0.1/bangong>Http://192.168.0.1/bangong</a>”，登录页面中输入用户名和密码，就可以登录到办公系统了。 
1、最新资讯查询 
用户登录到网络办公系统后，主窗口会自动切换到“公共信息――>最新资讯”选项（图十），在“最新资讯”窗口中用户可以随时了解到单位发布的每条资讯，以此来合理安排自己的工作。当然用户也可以查询某个部门发布的最新资讯。“最新资讯”窗口中，在“按部门分类”下拉列表框中选择你想查询的部门，如“客户部”，然后点击“查询”按钮，就列出该部门发布的资讯了。另外，还可以使用“关键字”进行搜索查询。 
 
2、邮件发送功能 
在“71BASE-OFFICE网络办公系统”中，每个用户并不是单枪匹马的工作，而是相互协作、配合，因此用户相互发送邮件是很平常的事情。 在网络办公系统主窗口左栏中，依次点击“公文流转――>邮件发送”，然后用户就可以在右栏的“文件发送”窗口中发送邮件了（图十一）。首先在“收件人ID”输入框中输入接收邮件用户的ID，如果不知道该用户的ID，可以使用右边的“好友ID列表”或“用户ID列表”进行查询，如给通信部的饶铁军用户发送邮件，点击“用户ID列表”选项，在弹出的“收件人ID”窗口中，点击“按部门”下拉列表框，选择“通信部”选项，接着点击“分类”按钮，这时就列出通讯部所有用户的ID，查询到该用户ID为“38”。然后就可以在“收件人ID”输入框中输入“38”，接着填写邮件主题，在类型下拉列表框中选择邮件的类型，最后输入邮件内容，如果发送邮件包含附件，点击“文档地址”选项的“浏览”按钮进行选择，最后点击“发送”按钮即可。 
 
 
由于篇幅的关系，不能对“71BASE-OFFICE网络办公系统”的所有功能进行一一介绍，有兴趣的朋友可以自己试试，你一定会感到满意。

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